Hướng dẫn sử dụng Sổ Lưu Trú

Hướng dẫn sử dụng app Sổ Lưu Trú từng bước, mỗi bài có video quay thật trên app và các bước bằng chữ để làm theo. Muốn bấm thử, mở app demo (dữ liệu mẫu, tự xóa mỗi đêm).

Mỗi bài hướng dẫn sử dụng ngắn, làm được ngay trên điện thoại. Người mới nên xem nhóm đầu tiên trước, sau đó chọn hướng dẫn sử dụng theo việc của mình: lễ tân, buồng phòng, kế toán, thủ kho hay chủ khách sạn.

Xem cả danh sách trên YouTube Cần hỗ trợ trực tiếp

Hướng dẫn sử dụng: bắt đầu

Bài 17Ngày đầu dùng appNgày đầu dùng Sổ Lưu Trú: từ lúc điền thông tin khách sạn, tạo phòng, thêm nhân viên tới khi nhận vị khách đầu tiên.Bài 1Bắt đầu nhanh: cài đặt khách sạnViệc đầu tiên sau khi đăng ký: điền thông tin khách sạn, giờ nhận và trả phòng, tài khoản ngân hàng để app tạo mã QR thu tiền.Bài 2Tạo phòng và bảng giáTạo loại phòng, danh sách phòng và bảng giá theo giờ, theo ngày, qua đêm để app tự tính tiền khi khách trả phòng.Bài 3Thêm nhân viên và phân quyềnThêm lễ tân, buồng phòng, kế toán vào app và phân quyền để mỗi người chỉ thấy đúng phần việc của mình.Bài 4Cài app lên điện thoạiCài Sổ Lưu Trú lên màn hình điện thoại Android hoặc iPhone như một ứng dụng, mở nhanh và nhận thông báo.

Hướng dẫn sử dụng cho lễ tân hằng ngày

Bài 5Nhận phòng: quét CCCDNhận khách vào phòng bằng cách quét mã QR trên căn cước công dân: thông tin khách tự điền, không phải gõ tay.Bài 6Trả phòng, thu tiền, thanh toán kết hợpTrả phòng, app tự tính tiền phòng và dịch vụ, thu bằng tiền mặt, chuyển khoản hoặc kết hợp cả hai.Bài 18Khách đang ở: đổi phòng, thêm dịch vụ, thêm kháchCác việc thường gặp khi khách đang ở: thêm dịch vụ, thêm người ở cùng, đổi phòng và gia hạn ngày ở.Bài 7Khai báo lưu trú và sổ lưu trúXem danh sách khách cần khai báo lưu trú, đánh dấu đã khai báo và xuất sổ lưu trú khi cơ quan chức năng kiểm tra.

Đặt phòng

Bài 8Tạo đặt phòng: giá tạm tính, khách quenTạo đặt phòng trước cho khách gọi điện hoặc nhắn tin: app tính giá tạm, nhận ra khách quen qua số điện thoại.Bài 9Lịch phòngLịch phòng 14 ngày cho biết phòng nào đang ở, đã đặt hay còn trống, đặt phòng ngay trên lịch.Bài 10Đặt phòng từ website: xác nhận và link cho kháchXác nhận đặt phòng khách gửi từ website khách sạn và gửi khách đường link Đặt phòng của tôi.Bài 11Nhắc khách đặt phòng chưa đếnApp tự nhắc khi khách đặt phòng đã quá giờ đến mà chưa nhận phòng, xử lý giữ phòng hoặc khách không đến.

Vận hành khách sạn

Bài 12Chìa khóa QRDùng mã QR dán trên móc chìa khóa để giao, nhận chìa nhanh và biết chìa nào đang ở đâu.Bài 13Giao ca và quỹ tiền mặtMở ca, giao ca giữa các lễ tân và đối chiếu quỹ tiền mặt cuối ca để không thất thoát.Bài 14Buồng phòngBuồng phòng nhận việc dọn phòng trên điện thoại, báo phòng sạch để lễ tân bán tiếp.Bài 15Đối soát chuyển khoảnĐối soát các khoản khách chuyển khoản với sao kê ngân hàng để chắc chắn tiền đã về tài khoản.

Hướng dẫn sử dụng theo vai trò nhân viên

Bài 19Chấm công và xin nghỉNhân viên chấm công vào ca, ra ca, xem lịch ca, gửi đơn nghỉ hoặc đổi ca ngay trên điện thoại.Bài 20Kỹ thuật: nhận và sửa phiếu hỏngNhân viên kỹ thuật nhận phiếu báo hỏng, xuất vật tư cho phiếu và báo đã sửa xong.Bài 21Thủ kho: nhập, xuất, kiểm khoThủ kho nhập hàng, xuất dùng và kiểm kho định kỳ để số tồn trên app luôn đúng.Bài 22Kế toán: nhận tiền và thu công nợKế toán nhận tiền lễ tân nộp từ quỹ ca, đối soát chuyển khoản và thu công nợ công ty, đoàn.Bài 23Bảo vệ: chìa khóa và sự cốBảo vệ giao nhận chìa khóa cho khách ra vào và ghi nhận sự cố trong ca trực.

Hướng dẫn sử dụng báo cáo

Bài 16Tổng quan và báo cáo doanh thuXem tổng quan trong ngày và báo cáo doanh thu theo ngày, tháng, theo loại phòng và nhân viên.

Hướng dẫn sử dụng bằng chữ

• Chấm công, xin nghỉ, đổi ca
• Báo hỏng phòng, tài sản
• Tài sản và phiếu sửa chữa
• Kho và minibar
• Sự cố và đồ khách để quên
• Khách tự check-in qua link
• Khách quen
• Công nợ công ty / đoàn
• Bảng công và bảng lương

Xem theo vai trò

Một số chức năng như đặt phòng, chìa khóa, kho, chấm công tùy theo gói đang dùng. Mục Hướng dẫn trong app chỉ hiện đúng bài bạn dùng được.

Không thấy hướng dẫn sử dụng bạn cần? Gọi 0941 388 887 hoặc nhắn qua trang liên hệ, Sổ Lưu Trú sẽ hướng dẫn trực tiếp.