Đặt phòng từ website: xác nhận và link cho khách
Hướng dẫn sử dụng › Bài 10
Xác nhận đặt phòng khách gửi từ website khách sạn và gửi khách đường link Đặt phòng của tôi.
Trang này hướng dẫn phần Đặt phòng từ website: xác nhận và link cho khách trên app Sổ Lưu Trú, từng bước bằng chữ và video. Ai mới dùng app nên làm theo đúng thứ tự.
Đặt phòng từ website: xác nhận và link cho khách: các bước thực hiện
Đặt phòng chờ xác nhận
Khách đặt trên website, app báo ngay. Đặt phòng đó có nhãn Chờ xác nhận trong danh sách Đặt phòng.
Xác nhận đặt phòng
Bấm vào đặt phòng, kiểm tra ngày, loại phòng, giá rồi bấm Xác nhận đặt phòng. Nếu khách để lại email, app gửi thư xác nhận.
Link cho khách
Bấm Link cho khách để gửi khách đường link qua Zalo hoặc tin nhắn.
Trang Đặt phòng của tôi
Khách mở link là thấy trang Đặt phòng của tôi: trạng thái, mã QR chuyển khoản đặt cọc, nút gọi và chỉ đường, có thể gửi yêu cầu đổi ngày hoặc hủy.
Lưu ý khi xử lý đặt phòng từ website
- Website chỉ gửi yêu cầu đặt phòng. Trước khi bấm Xác nhận đặt phòng, bạn nên gọi hoặc nhắn khách để xác nhận còn phòng và giá.
- Đặt phòng phải có loại phòng mới xác nhận được. Nếu app báo Chưa có loại phòng, bấm Sửa, chọn loại phòng rồi xác nhận lại.
- Khách nhận thư xác nhận vào lúc khách sạn bấm xác nhận, không phải lúc gửi form, và chỉ khi khách có email và khách sạn đã bật Email xác nhận đặt phòng trong Cài đặt.
- Nếu giá phòng ở mục “Khách thấy trên web” khác với giá đặt phòng, người có quyền giảm giá hoặc sửa hóa đơn bấm Áp làm giá thỏa thuận để dùng đúng số tiền khách đã thấy.
- Đặt phòng quá giờ đến mà khách chưa nhận phòng sẽ có nhãn Quá giờ đến trong danh sách, giúp lễ tân gọi lại khách kịp thời.
Câu hỏi thường gặp về đặt phòng từ website
Khách làm được gì trên trang Đặt phòng của tôi?
Khách mở link là xem trạng thái đặt phòng, chuyển khoản đặt cọc, check-in trước và gửi yêu cầu đổi hoặc hủy. Khách không cần tạo tài khoản.
Gửi link cho khách bằng cách nào?
Màn Link đặt phòng cho khách có mã QR, nút Sao chép (chép sẵn tin nhắn kèm link), và nếu đặt phòng có số điện thoại thì thêm nút Zalo và SMS. Bấm Zalo, app chép tin nhắn rồi mở khung chat để bạn dán vào.
Gửi nhầm link cho người khác thì sao?
Bấm Đổi link. App tạo link mới và link đã gửi trước đó sẽ không mở được nữa. Sau đó bạn gửi link mới cho đúng khách.
Xác nhận xong thì nhận phòng thế nào?
Khi khách đến, mở đặt phòng từ website đó và bấm Nhận phòng; thông tin đặt phòng được chuyển sang bước nhận phòng để lễ tân quét giấy tờ khách.
Tình huống thường gặp: đặt phòng từ website
Khách xin đổi ngày hoặc hủy qua link
Khi khách gửi yêu cầu từ trang Đặt phòng của tôi, mở đặt phòng đó sẽ thấy thẻ Yêu cầu từ khách (qua link đặt phòng) ghi ngày mới hoặc lời xin hủy, kèm lời nhắn của khách. Bấm Đồng ý để app cập nhật đặt phòng, khách thấy kết quả ngay trên link. Không nhận được thì bấm Từ chối và ghi lý do; khách cũng đọc được lý do này. Nếu ngày mới làm vượt số phòng, app báo Vượt số phòng và chỉ cập nhật khi bạn bấm Vẫn đồng ý.
Khách muốn chuyển khoản tiền cọc
Trong đặt phòng, bấm QR chuyển khoản, nhập Số tiền cọc rồi bấm Tạo mã. Gửi ảnh mã cho khách qua Zalo; nội dung chuyển khoản có sẵn mã đặt phòng để bạn đối chiếu. Khi tiền đã về tài khoản, bấm Thu cọc, nhập số tiền và chọn Chuyển khoản. Khách cần chứng từ thì bấm In phiếu thu cọc.
Khách không đến hoặc báo hủy
Khách không đến, bấm Khách không đến để mở bán lại phòng. Khách báo hủy, bấm Hủy đặt phòng và ghi lý do. Nếu còn giữ cọc, app hiện số tiền đó: theo chính sách của khách sạn, người có quyền bấm Hoàn cọc để trả lại khách (chủ khách sạn nhận thông báo), hoặc giữ làm phí hủy.
Lỡ bấm hủy nhầm một đặt phòng từ website
Mở lại đặt phòng đó và bấm Khôi phục đặt phòng. Đặt phòng trở lại trạng thái chờ đến, bạn tiếp tục xác nhận và nhận phòng như bình thường.
Làm thử ngay trên app demo, không cần đăng ký.
Xem thêm video hướng dẫn trên kênh YouTube Sổ Lưu Trú.