Đối soát chuyển khoản
Hướng dẫn sử dụng › Bài 15
Đối soát các khoản khách chuyển khoản với sao kê ngân hàng để chắc chắn tiền đã về tài khoản.
Trang này hướng dẫn phần Đối soát chuyển khoản trên app Sổ Lưu Trú, từng bước bằng chữ và video. Ai mới dùng app nên làm theo đúng thứ tự.
Đối soát chuyển khoản: các bước thực hiện
Mở Đối soát
Vào Đối soát chuyển khoản. Tab Chờ xác nhận là các khoản lễ tân ghi khách đã chuyển.
Tìm khoản tiền
Mở app ngân hàng, đối chiếu số tiền và nội dung. Có thể tìm theo số tiền, số phòng, tên khách.
Đã về tài khoản
Tick các khoản đã về rồi bấm Đã về tài khoản. Khoản chưa về bấm Không về và ghi lý do. Người ghi khoản thu không tự xác nhận được, trừ chủ khách sạn.
Đã xác nhận
Tab Đã xác nhận lưu lịch sử, xuất được file Excel cho kế toán.
Lưu ý khi đối soát chuyển khoản
- Ai được làm: người có quyền Đối soát: xác nhận tiền chuyển khoản / thẻ đã về tài khoản. Mặc định chủ khách sạn, vai Quản lý và Kế toán có quyền này; lễ tân thì không.
- Không tự xác nhận khoản của mình: khoản do bạn ghi có ô chọn bị khóa, ghi chú “Khoản do bạn ghi: người khác xác nhận”. Chỉ chủ khách sạn được xác nhận cả khoản mình ghi. Cách này chống việc ghi chuyển khoản rồi giữ tiền mặt.
- Đối chiếu theo nội dung chuyển khoản: nội dung có dạng P<phòng> <mã>. Ô tìm nhận số tiền, số phòng, mã, tên khách; các nút Tất cả, Chuyển khoản, Thẻ lọc theo hình thức. Chọn tất cả chỉ chọn các dòng đang hiện.
- Nhắc khi để lâu: khoản quá số giờ cài ở mục Nhắc khi chuyển khoản / thẻ chưa xác nhận đã về tài khoản quá (giờ) (mặc định 24 giờ) sẽ hiện chữ đỏ và chủ khách sạn được báo.
- Chưa cài tài khoản nhận tiền: app hiện cảnh báo Chưa cài tài khoản nhận Mã QR chuyển khoản. Chỉ chủ khách sạn cài được, ở Cài đặt → Thanh toán.
- Tiền mặt tách riêng: khoản chuyển khoản / thẻ chưa đối soát không tính vào tiền mặt trong két khi giao ca.
Câu hỏi thường gặp về đối soát chuyển khoản
Bấm “Không về” thì chuyện gì xảy ra?
App bắt ghi lý do rồi hủy khoản thu đó và báo cho chủ khách sạn. Nếu khách đã trả phòng, phần tiền này thành công nợ của khách, bạn thu lại bằng nút Thu nợ. Nút Không về chỉ hiện với người có quyền sửa / hủy dòng hóa đơn.
Đối soát chuyển khoản có áp dụng cho tiền cọc và quẹt thẻ không?
Có. Danh sách gồm cả khoản cọc đặt phòng và khoản trả bằng thẻ. Khoản thẻ thì bạn đối chiếu với máy POS thay vì sao kê ngân hàng.
Phiếu hoàn tiền bằng chuyển khoản xử lý ở đâu?
Ngay trên trang này, dưới danh sách khoản thu, có thẻ Hoàn tiền cần chuyển trả khách. Chuyển trả khách xong, tích phiếu và bấm Đã chuyển trả. Phiếu hiện Cần xem lại nghĩa là khoản khách trả đã bị hủy, đừng chuyển trả phiếu đó.
Có xuất được danh sách cho kế toán không?
Có, với gói có tính năng xuất Excel: bấm nút Excel ở đầu trang. Tab Đã xác nhận lọc theo Ghi từ ngày đến ngày, mỗi dòng ghi ai xác nhận và lúc nào, giúp việc đối soát chuyển khoản hằng tháng nhanh hơn.
Làm thử ngay trên app demo, không cần đăng ký.
Xem thêm video hướng dẫn trên kênh YouTube Sổ Lưu Trú.