Thủ kho: nhập, xuất, kiểm kho
Hướng dẫn sử dụng › Bài 21
Thủ kho nhập hàng, xuất dùng và kiểm kho định kỳ để số tồn trên app luôn đúng.
Trang này hướng dẫn phần Thủ kho: nhập, xuất, kiểm kho trên app Sổ Lưu Trú, từng bước bằng chữ và video. Ai mới dùng app nên làm theo đúng thứ tự.
Thủ kho: nhập, xuất, kiểm kho: các bước thực hiện
Kho và minibar
Vào Kho và minibar: danh sách mặt hàng và số tồn. Món sắp hết có nhãn nhắc.
Nhập kho
Hàng về bấm Nhập kho, ghi nhà cung cấp, số lượng và đơn giá từng món, rồi bấm Lưu phiếu nhập.
Xuất dùng
Lấy hàng dùng bấm Xuất dùng, chọn phòng nếu có, rồi nhập số lượng.
Kiểm kho
Định kỳ bấm Kiểm kho, nhập số đếm thực tế rồi bấm Ghi nhận. App ghi lại chênh lệch.
Lịch sử
Tab Lịch sử ghi mọi lần nhập, xuất: ai làm, lúc nào, bao nhiêu.
Lưu ý khi nhập, xuất, kiểm kho
- Mỗi phiếu kho hiện mỗi món một dòng, có nút − / + để chỉnh số lượng. Kho nhiều món thì dùng ô Tìm món hoặc nút quét mã vạch.
- Phiếu nhập kho có thêm Nhà cung cấp (app gợi ý nhà cung cấp đã dùng), Số hóa đơn / phiếu giao và Ngày chứng từ, hữu ích khi hóa đơn hôm qua mà hôm nay mới nhập.
- Khi Xuất dùng, ô Xuất cho phòng (không bắt buộc) giúp lịch sử kho ghi rõ phòng nào dùng. Có thể xuất theo định mức của loại phòng nếu đã cài ở Phòng & bảng giá.
- Xuất nhiều hơn số đang có trên sổ, app hiện cảnh báo ngay dưới dòng đó để bạn kiểm tra lại.
- Khi kiểm kho, chỉ nhập món đã đếm; ô để trống nghĩa là không kiểm món đó. Chênh lệch hiện ngay khi gõ, bấm Ghi nhận để xem bảng Kết quả kiểm kho.
- Phiếu chỉ báo thành công khi máy chủ đã lưu. Gặp lỗi, phiếu vẫn giữ nguyên số đã gõ để bạn sửa và lưu lại.
Câu hỏi thường gặp về nhập, xuất, kiểm kho
Đồ vải gửi tiệm giặt có theo dõi trong kho được không?
Được. Ngoài nhập, xuất, kiểm kho, app có phiếu Gửi đi giặt, Nhận đồ giặt về và Ghi hỏng / mất ở tiệm giặt. Mỗi món hiện cả số tồn và số đang giặt.
Kỹ thuật lấy vật tư sửa chữa thì ghi thế nào?
Từ phiếu hỏng, kỹ thuật dùng Xuất vật tư sửa chữa. App trừ kho và cộng tiền vật tư vào chi phí của phiếu sửa, không cần ghi hai lần.
Lịch sử kho lọc được theo thời gian không?
Được. Tab Lịch sử lọc theo Từ ngày, Đến ngày và Tên món, cho biết ai nhập, xuất, kiểm kho, lúc nào và bao nhiêu.
Đơn giá nhập dùng để làm gì?
Đơn giá trên phiếu nhập cho ra thành tiền từng dòng và tổng phiếu ở chân phiếu. Lần nhập sau, ô đơn giá điền sẵn giá vốn đang lưu của món đó để bạn đỡ gõ lại.
Tình huống thường gặp
Có món hàng mới chưa có trong danh sách
Trong Kho & minibar, bấm Mặt hàng để mở hộp Thêm mặt hàng. Chọn Loại: Vật tư tiêu hao, Minibar / bán lẻ hoặc Đồ vải. Ghi Đơn vị, Mã vạch nếu có, Giá bán (minibar) cho đồ bán cho khách, Tồn tối thiểu (cảnh báo) để app nhắc khi sắp hết, và Tồn đầu kỳ là số đang có trong kho.
Khách dùng minibar thì kho có tự trừ không?
Có. Khi lễ tân thêm món minibar cho khách bằng nút Dịch vụ trên trang lưu trú, kho tự trừ số lượng đó. Trong lịch sử kho, dòng này ghi là Minibar kèm số phòng, nên thủ kho không phải xuất tay lần nữa.
Đồ dùng sau mỗi lần dọn phòng
Chủ khách sạn có thể cài định mức vật tư cho từng loại phòng. Mỗi lần buồng phòng dọn xong, kho tự trừ theo định mức và lịch sử ghi Định mức dọn phòng. Khi kiểm kho thấy lệch nhiều, bạn xem lại định mức này trước khi nghĩ đến thất thoát.
Giá vốn của một món bị sai
Giá vốn được tự tính bình quân mỗi lần nhập kho, nên thường bạn không phải sửa. Nếu phiếu nhập trước ghi sai đơn giá, mở món đó, sửa Giá vốn rồi lưu; app bắt nhập Lý do (bắt buộc) và ghi vào nhật ký để chủ biết ai sửa và vì sao. Nhờ vậy mọi lần nhập, xuất, kiểm kho và giá trị kho luôn có dấu vết rõ ràng.
Làm thử ngay trên app demo, không cần đăng ký.
Xem thêm video hướng dẫn trên kênh YouTube Sổ Lưu Trú.