Tạo đặt phòng: giá tạm tính, khách quen
Hướng dẫn sử dụng › Bài 8
Tạo đặt phòng trước cho khách gọi điện hoặc nhắn tin: app tính giá tạm, nhận ra khách quen qua số điện thoại.
Trang này hướng dẫn phần Tạo đặt phòng: giá tạm tính, khách quen trên app Sổ Lưu Trú, từng bước bằng chữ và video. Ai mới dùng app nên làm theo đúng thứ tự.
Tạo đặt phòng: giá tạm tính, khách quen: các bước thực hiện
Đặt mới
Vào Đặt phòng, bấm Đặt mới.
Gợi ý khách quen
Gõ số điện thoại. Nếu là khách quen, app hiện số lần đã ở và tự điền tên.
Ngày đến, ngày đi
Chọn ngày đến, ngày đi và Loại phòng.
Giá tạm tính
App hiện ngay Tạm tính tiền phòng và gợi ý Cọc 30%.
Xếp phòng
Mở Thêm chi tiết để xếp phòng. Phòng đã bận trong khoảng ngày đó bị khóa, không thể đặt trùng.
Lưu đặt phòng
Nhập nguồn khách, tiền cọc nếu có, rồi bấm Lưu.
Lưu ý khi tạo đặt phòng
- Bắt buộc có Tên khách, ngày Đến và ngày Đi hợp lệ; giờ đi phải sau giờ đến, nếu không app báo lỗi và không lưu.
- Ô Xếp phòng (có thể để sau) không bắt buộc. Nếu xếp phòng mà phòng đó đã có đặt phòng khác trùng thời gian, app báo trùng và không cho lưu.
- Khi gõ Số điện thoại, app hiện nhãn Khách quen (kèm số lần ở) hoặc Đã từng đặt, ngày gần nhất, nhãn VIP hoặc hạn chế, và số lần đặt mà không đến. Ô tên còn trống thì app điền giúp.
- Dòng Tạm tính có nút Cọc 30%: bấm vào để điền nhanh số cọc gợi ý. Bạn vẫn sửa được số cọc theo thỏa thuận với khách.
- Giá thỏa thuận mỗi đêm (nếu có) và việc đổi cách tính giá của đặt phòng cần quyền giảm giá; để trống thì app dùng bảng giá.
- Chọn Nguồn là OTA hoặc ghi cọc “Qua OTA” cho khách không đặt qua OTA cần quản lý hoặc chủ khách sạn.
Câu hỏi thường gặp về tạo đặt phòng
Một đặt phòng có giữ được nhiều phòng không?
Được. Ô Số phòng cho nhập nhiều phòng cùng loại; dòng tạm tính nhân theo số phòng. Với đoàn, bạn có thể ghi thêm Công ty / đoàn trong phần Thêm chi tiết.
Sau khi tạo đặt phòng còn sửa được không?
Được, khi đặt phòng chưa xử lý. Đặt phòng đã nhận phòng, đã trả hoặc đã hủy thì không sửa ở màn đặt phòng nữa.
Đặt từ Booking hay Agoda thì ghi gì?
Chọn đúng Nguồn và nhập Mã đặt phòng bên OTA (nếu có) để sau này đối chiếu. Báo cáo theo kênh bán dựa vào nguồn bạn chọn khi tạo đặt phòng.
Khách không đến thì đặt phòng có giữ phòng mãi không?
Không. Quá giờ đến 2 giờ mà khách chưa nhận phòng, app nhắc gọi khách. Bạn bấm Khách không đến để trả phòng về trống cho khách khác.
Tình huống thường gặp: tạo đặt phòng
Khách chuyển khoản tiền cọc sau khi đặt
Mở đặt phòng của khách, bấm QR chuyển khoản để gửi khách mã QR. Khi tiền về, bấm Thu cọc để ghi số tiền và hình thức. Đã có tiền cọc thì có thêm nút In phiếu thu cọc để in hoặc chụp gửi khách làm chứng từ.
Khách gọi lại xin hủy
Mở đặt phòng, bấm Hủy đặt phòng và ghi Lý do. Nếu khách đã cọc, app nhắc số cọc còn giữ: tùy chính sách khách sạn, bạn hoàn lại hoặc giữ làm phí hủy. Muốn hoàn thì bấm Hoàn cọc, nhập Số tiền hoàn và Hình thức; chủ khách sạn sẽ nhận thông báo. Nút này chỉ hiện với người có quyền sửa hóa đơn.
Lỡ bấm hủy nhầm
Đặt phòng đã hủy hoặc đã bấm Khách không đến vẫn mở lại được: vào tab tương ứng trong Đặt phòng, mở đặt phòng đó và bấm Khôi phục đặt phòng. Đặt phòng trở lại trạng thái chờ đến như cũ.
Muốn khách khai thông tin trước khi đến
Sau khi tạo đặt phòng, bấm Link tự check-in (nếu gói của bạn có chức năng này) và gửi link qua Zalo hoặc tin nhắn. Khách tự điền họ tên, giấy tờ; khách nước ngoài dùng bản tiếng Anh. Mỗi link chỉ dùng cho một phòng hoặc một nhóm khách, đừng in ra làm mã chung ở quầy. Còn nút Link cho khách gửi trang để khách xem trạng thái đặt phòng và gửi yêu cầu đổi ngày hoặc hủy.
Làm thử ngay trên app demo, không cần đăng ký.
Xem thêm video hướng dẫn trên kênh YouTube Sổ Lưu Trú.