Bắt đầu nhanh: cài đặt khách sạn
Hướng dẫn sử dụng › Bài 1
Việc đầu tiên sau khi đăng ký: điền thông tin khách sạn, giờ nhận và trả phòng, tài khoản ngân hàng để app tạo mã QR thu tiền.
Trang này hướng dẫn phần Bắt đầu nhanh: cài đặt khách sạn trên app Sổ Lưu Trú, từng bước bằng chữ và video. Ai mới dùng app nên làm theo đúng thứ tự.
Bắt đầu nhanh: cài đặt khách sạn: các bước thực hiện
Mở Bắt đầu nhanh
Sau khi đăng ký, bạn mở mục Bắt đầu nhanh. App liệt kê các bước cần làm, bước nào xong có dấu tích xanh.
Thông tin khách sạn
Bấm Thông tin khách sạn, điền tên, địa chỉ và số điện thoại. Các thông tin này được in trên phiếu tính tiền.
Thông tin pháp lý
Cùng trang này có Thông tin pháp lý: tên doanh nghiệp, mã số thuế, mã cơ sở lưu trú, số giấy chứng nhận an ninh trật tự. Phần này chỉ chủ khách sạn sửa được.
Tài khoản nhận chuyển khoản
Mục Thanh toán và dịch vụ: chọn ngân hàng, nhập số tài khoản và tên chủ tài khoản nhận tiền. Phần này cũng chỉ chủ khách sạn sửa được.
Mã QR tự tạo
App tự tạo mã QR chuyển khoản. Khi trả phòng, khách quét là chuyển đúng số tiền, đúng nội dung.
Lưu cài đặt
Bấm Lưu là xong. Mọi thông tin đều sửa lại được trong mục Cài đặt.
Các bước còn lại
Làm tiếp các bước trong danh sách. Nếu chấm công theo vị trí thì Đặt vị trí GPS khách sạn. Muốn khách tìm thấy trên danh bạ thì mở Hồ sơ khách sạn.
Lưu ý khi cài đặt khách sạn lần đầu
- Màn Bắt đầu nhanh và Cài đặt dành cho người có quyền Cài đặt khách sạn (chủ và, mặc định, quản lý). Tuy vậy một số mục chỉ chủ khách sạn đổi được: Thông tin pháp lý, tài khoản ngân hàng nhận tiền, vị trí GPS và cách chấm công.
- Khách sạn mới có sẵn 10 phòng mẫu. Bước Thiết lập phòng & giá chỉ được tính là xong khi bạn đã nhập loại phòng, số phòng và giá thật của mình.
- Bước Thông tin pháp lý xong khi đủ 3 mục: tên doanh nghiệp / hộ kinh doanh, mã số thuế, mã cơ sở lưu trú. Số Giấy chứng nhận đủ điều kiện về an ninh, trật tự chỉ được nhắc, không bắt buộc.
- Địa chỉ và điện thoại khách sạn được in trên phiếu tính tiền và sổ lưu trú, nên ghi đúng, đầy đủ.
- Nếu dùng chấm công theo vị trí, chủ đứng tại khách sạn rồi bấm Lấy vị trí hiện tại để đặt vị trí GPS.
- Bạn mở lại Bắt đầu nhanh bất cứ lúc nào trong menu; thanh tiến độ cho biết đã xong bao nhiêu bước.
Câu hỏi thường gặp về cài đặt khách sạn
Quản lý có điền thay thông tin pháp lý được không?
Không. Ô pháp lý bị khóa với người không phải chủ. Trên Bắt đầu nhanh, quản lý chỉ thấy lời nhắc “Chủ khách sạn nhập trong Cài đặt → Thông tin khách sạn” kèm các mục còn thiếu.
Vì sao cần tài khoản nhận Mã QR chuyển khoản?
Khi khách trả phòng, app tạo mã QR để khách quét là chuyển đúng số tiền, đúng nội dung. Chủ khách sạn nhập Ngân hàng, Số tài khoản, Chủ tài khoản trong Cài đặt → Thanh toán & dịch vụ.
Cài đặt khách sạn xong còn bước nào nên làm?
Danh sách Bắt đầu nhanh còn gợi ý Thêm nhân viên (đăng nhập bằng số điện thoại và mật khẩu), in tem QR dán móc chìa khóa và Bật thông báo trên điện thoại để biết khi khách nhận, trả phòng.
Có tắt bớt chức năng chưa dùng được không?
Có. Chủ khách sạn vào Cài đặt → Mục hiện trên menu để tắt các phần chưa dùng cho app gọn hơn, bật lại lúc nào cũng được.
Tình huống thường gặp: cài đặt khách sạn
Khách sạn có giờ nhận, trả phòng riêng
Giờ nhận và trả phòng đặt theo từng loại phòng. Mở loại phòng trong phần phòng và giá, ở khung Theo ngày có hai ô Giờ nhận và Giờ trả. Sửa xong bấm lưu; mỗi loại phòng có thể đặt giờ khác nhau.
Bạn làm homestay hoặc căn hộ
Ở Thông tin khách sạn, chọn đúng Loại hình. Với homestay, căn hộ, resort, villa, hostel, bảng giá mẫu chỉ bán theo ngày. Muốn bán thêm theo giờ hay qua đêm, bạn bật các khung Theo giờ, Qua đêm trong loại phòng.
Hay quên hạn khai báo lưu trú
Cũng trong Thông tin khách sạn, bật ô Nhắc lễ tân / chủ trước hạn khai báo 1 giờ và báo khi quá hạn còn khách chưa khai báo. App sẽ nhắc trước và báo khi còn khách chưa khai.
Muốn app tự trả phòng khi khách quá giờ
Chủ khách sạn mở Tự động nhận & trả phòng trong Cài đặt và tích Tự động trả phòng khi qua giờ trả dự kiến. Mục này mặc định tắt và chỉ chủ bật được. Hệ thống kiểm mỗi 15 phút, không tự ghi khoản thu nào; khách chưa trả đủ thì phần thiếu thành nợ và chủ được báo. Chủ, quản lý nhận thông báo mỗi lần app tự trả phòng, nhật ký ghi người làm là “Hệ thống (tự động)”.
Cùng màn này có ô Tự động nhận phòng khi tới giờ đến của đặt phòng. Ô này chỉ áp cho đặt 1 phòng đã xếp phòng và khách đã tự check-in qua link, có giấy tờ; các đặt phòng khác lễ tân vẫn nhận phòng như thường.
Làm thử ngay trên app demo, không cần đăng ký.
Xem thêm video hướng dẫn trên kênh YouTube Sổ Lưu Trú.