Nhắc khách đặt phòng chưa đến
Hướng dẫn sử dụng › Bài 11
App tự nhắc khi khách đặt phòng đã quá giờ đến mà chưa nhận phòng, xử lý giữ phòng hoặc khách không đến.
Trang này hướng dẫn phần Nhắc khách đặt phòng chưa đến trên app Sổ Lưu Trú, từng bước bằng chữ và video. Ai mới dùng app nên làm theo đúng thứ tự.
Nhắc khách đặt phòng chưa đến: các bước thực hiện
Cài giờ nhắc
Vào Cài đặt, Cảnh báo.
Nhãn Quá giờ đến
Khi khách trễ, app gửi thông báo, và trong Đặt phòng khách đó có nhãn Quá giờ đến ở đầu danh sách.
Gọi xác nhận
Bấm vào đặt phòng để gọi khách xác nhận. Khách vẫn đến thì giữ phòng như bình thường.
Khách không đến
Khách hủy thì bấm Khách không đến để trả phòng về trống. Lỡ tay thì bấm Khôi phục đặt phòng.
Lưu ý khi nhắc khách đặt phòng chưa đến
- App gửi hai loại thông báo: Khách sắp đến trong khoảng 2 giờ trước giờ đến, và Khách đặt chưa đến khi đã quá giờ đến 2 giờ mà khách chưa nhận phòng. Thông báo nhắc khách kèm mã đặt phòng và số điện thoại để bạn gọi ngay.
- Mỗi giờ đến chỉ được nhắc một lần. Nếu bạn dời giờ đến của đặt phòng, app sẽ nhắc lại theo giờ mới.
- Trong danh sách Đặt phòng, khách trễ từ hôm trước nằm ở nhóm Quá giờ đến từ hôm trước, tách riêng với nhóm Hôm nay và Ngày mai, nên bạn dễ thấy ai cần gọi trước.
- Bấm Khách không đến chỉ áp dụng cho đặt phòng đang chờ đến. Đặt phòng của đoàn đã nhận một phần phòng thì trạng thái này chỉ áp cho số phòng còn lại.
- Khi đánh dấu khách không đến, thông tin khách đã tự điền qua link check-in (số giấy tờ, ngày sinh…) bị xóa và link bị khóa, vì không còn mục đích lưu giữ.
- Mỗi lần đổi trạng thái, app ghi một dòng vào ghi chú đặt phòng: thời gian, việc đã làm, lý do (nếu có) và tên người làm.
Câu hỏi thường gặp về nhắc khách
Ai nhận được thông báo nhắc khách sắp đến?
Thông báo khách sắp đến gửi cho người có quyền nhận phòng, thường là lễ tân. Thông báo khách đặt chưa đến gửi chung cho khách sạn để người trực gọi xác nhận với khách.
Lỡ bấm Khách không đến thì khôi phục được không?
Được. Mở đặt phòng đó và bấm Khôi phục đặt phòng, đặt phòng trở lại trạng thái chờ đến. Nếu trong lúc đó phòng đã được xếp cho một đặt phòng khác trùng thời gian, app báo trùng và yêu cầu bạn đổi phòng của đặt phòng này trước khi khôi phục.
Khách đã đặt cọc mà không đến thì tiền cọc xử lý thế nào?
Tiền cọc vẫn được ghi nhận ở đặt phòng. Khi đặt phòng ở trạng thái hủy hoặc không đến, màn chi tiết có nút Hoàn cọc nếu bạn có quyền sửa lưu trú. Hoàn cọc cần quyền quản lý và số hoàn không vượt quá tiền cọc đang giữ.
Có biết khách nào hay đặt mà không đến không?
Có. Khi bạn tạo đặt phòng mới và gõ số điện thoại, app hiện số lần khách đó đã đặt mà không đến. Đây là thông tin hữu ích để bạn cân nhắc yêu cầu cọc trước khi giữ phòng, thay vì chỉ dựa vào việc nhắc khách.
Làm thử ngay trên app demo, không cần đăng ký.
Xem thêm video hướng dẫn trên kênh YouTube Sổ Lưu Trú.