Phần mềm khai báo lưu trú là cụm từ nhiều chủ nhà nghỉ, homestay tìm khi mệt vì gõ thông tin khách mỗi tối. Nhưng cần hiểu đúng: phần mềm như Sổ Lưu Trú giúp chuẩn bị và theo dõi, còn cơ sở vẫn tự khai báo với công an. Bài này nói thẳng 5 việc làm được, 3 việc không làm được.
Tóm tắt nhanh: Sổ Lưu Trú là phần mềm hỗ trợ khai báo lưu trú: quét QR CCCD điền thông tin, ghi sổ lưu trú, lọc khách chưa khai báo, nhắc trước hạn, xuất file để tải lên cổng của công an. App không tự gửi dữ liệu cho công an và không chịu trách nhiệm thay cơ sở. Cơ sở tự khai trên cổng hoặc VNeID rồi đánh dấu đã khai báo. Chức năng cơ bản miễn phí mãi mãi.
Nội dung bài viết
Phần mềm khai báo lưu trú là gì?
Có hai loại dễ bị gọi chung một tên:
| Loại | Ai vận hành | Vai trò | |
|---|---|---|
| Kênh tiếp nhận thông báo | Cơ quan công an | Nơi cơ sở gửi thông báo, như cổng tbltkbtt.bocongan.gov.vn, VNeID | |
| Phần mềm hỗ trợ tại cơ sở | Đơn vị cung cấp, như Sổ Lưu Trú | Ghi khách, lọc, nhắc, xuất file | |
Sổ Lưu Trú thuộc loại thứ hai. Danh sách kênh chính thức xem tại hướng dẫn thủ tục thông báo lưu trú trên Cổng Chính phủ.
Nghĩa vụ thông báo thuộc về người đại diện cơ sở lưu trú, xem thông báo lưu trú theo Luật 118.
5 việc phần mềm khai báo lưu trú làm được
1. Điền thông tin bằng quét QR CCCD
Lễ tân đưa mã QR trên thẻ hoặc trên VNeID vào camera. App điền họ tên, ngày sinh, số giấy tờ, giới tính, địa chỉ. Xem 5 bước quét mã QR CCCD.
2. Ghi sổ lưu trú tự động
Bấm Nhận phòng là khách vào sổ. Sổ lọc được theo ngày, quốc tịch, đã hoặc chưa khai báo, có thể xuất hoặc in khi cơ quan chức năng kiểm tra. Xem thêm sổ lưu trú điện tử.
3. Lọc khách chưa khai báo
Mục Cần khai báo liệt kê khách chưa khai báo trong 30 ngày gần nhất, xếp theo hạn, chia khách Việt Nam và người nước ngoài. Khách quá hạn hiện màu đỏ.
4. Nhắc giờ
App tính hạn theo giờ khách đến: trước 23 giờ, đến sau 23 giờ thì trước 8 giờ sáng hôm sau. Người nước ngoài theo hạn riêng. App nhắc trước hạn 1 giờ và báo khi quá hạn.
5. Xuất file để tải lên cổng
Nhiều khách thì bấm Xuất file khai báo. App tạo file riêng cho khách Việt Nam và người nước ngoài. Cơ sở dùng file này để Tải file lên cổng của công an một lần, thay vì gõ từng người.
3 việc phần mềm khai báo lưu trú không làm được
- Không tự khai báo với công an: app không gửi dữ liệu lên cổng thay cơ sở. Nếu không có người bấm gửi trên cổng, việc khai báo chưa xảy ra.
- Không xác nhận cổng đã nhận: dấu “Đã khai báo” do lễ tân tự bấm. Chỉ nên đánh dấu sau khi cổng báo nhận thành công.
- Không thay trách nhiệm pháp lý: cơ sở vẫn chịu trách nhiệm về thời hạn và độ đúng của thông tin.
Vì sao phải nói rõ? Nếu tin rằng phần mềm đã gửi hộ, cơ sở có thể bỏ sót khách và bị xử phạt. Khung phạt tính theo số người, xem mức phạt không khai báo lưu trú.
Quy trình dùng phần mềm khai báo lưu trú mỗi ngày
- Nhận phòng: quét giấy tờ của mọi người trong phòng.
- Vào Sổ lưu trú, tab Cần khai báo, xem số khách còn lại.
- Khai từng khách trên cổng hoặc VNeID. Nhiều khách thì xuất file rồi tải lên.
- Chờ cổng báo nhận thành công.
- Bấm Đã khai báo từng khách hoặc chọn nhiều người.
- Trước khi hết ca, kiểm tra danh sách còn trống chưa.
Sửa thông tin của khách đã đánh dấu thì dấu đó bị bỏ, khách quay lại Cần khai báo và chủ, quản lý được báo. Cơ sở khai bổ sung trên cổng rồi đánh dấu lại. Từng bước trên cổng xem khai báo lưu trú cho khách sạn.
So sánh khai tay và dùng phần mềm khai báo lưu trú
| Việc | Sổ tay rồi gõ lên cổng | Có phần mềm hỗ trợ | |
|---|---|---|
| Ghi thông tin | Chép tay, gõ lại | Quét một lần | |
| Biết ai chưa khai | Dò từng dòng | Có danh sách riêng | |
| Nhớ giờ | Tự nhớ | App nhắc | |
| Nhiều khách | Gõ từng người | Xuất file, tải lên | |
| Bấm gửi trên cổng | Cơ sở làm | Vẫn do cơ sở làm | |
Dòng cuối là điều không đổi. Phần mềm giảm việc gõ và giảm sót, chứ không bỏ được bước gửi.
Trường hợp cần chú ý
Khách nước ngoài: khai tạm trú riêng, cần thêm loại thị thực, ngày nhập cảnh. App cảnh báo khi thiếu các trường này. Đọc hộ chiếu tự động có trong Bộ Lễ tân nâng cao hoặc gói Chuyên nghiệp, xem quét hộ chiếu khách nước ngoài.
Khách đoàn: ghi đủ từng người, xem thông báo lưu trú khách đoàn.
Khách không mang giấy tờ: bấm Nhập tay, đồng thời làm theo quy định về giấy tờ khách lưu trú.
Dùng thử phần mềm khai báo lưu trú Sổ Lưu Trú
Quét CCCD, sổ lưu trú, lọc và xuất file nằm trong chức năng cơ bản, miễn phí mãi mãi. Chức năng nâng cao có dùng thử. Chỉ cần điện thoại, không phải mua máy đọc thẻ.
Cần hướng dẫn, gọi hotline 0941 388 887.
Câu hỏi thường gặp về phần mềm khai báo lưu trú
Dùng phần mềm khai báo lưu trú rồi có cần vào cổng công an không?
Có. Với Sổ Lưu Trú, cơ sở vẫn tự khai trên cổng hoặc VNeID.
Bấm Đã khai báo có gửi cho công an không?
Không. Nút này chỉ ghi nhận trong app để ca sau biết.
App có nhắc khi khách đến sau 23 giờ không?
Có. App tính hạn trước 8 giờ sáng hôm sau cho khách đến sau 23 giờ.
Phần mềm có miễn phí không?
Chức năng cơ bản miễn phí mãi mãi, giới hạn 5 phòng và 2 tài khoản. Chức năng nâng cao có dùng thử.
Kết luận
Phần mềm khai báo lưu trú đáng dùng vì giảm gõ tay, giảm sót khách và nhắc đúng giờ. Tuy vậy, cơ sở vẫn là bên khai báo. Hãy coi app như danh sách việc cần làm mỗi ca, còn cổng của công an là nơi hoàn tất nghĩa vụ.
Phần mềm quản lý khách sạn, nhà nghỉ trên điện thoại do Công ty TNHH Thương mại Dịch vụ Việt Thái Group phát triển. Bài viết mang tính tham khảo; quy định pháp luật có thể thay đổi, vui lòng đối chiếu văn bản hiện hành.
