Thông báo lưu trú khách đoàn là việc khách sạn, nhà nghỉ phải làm khi đón đoàn du lịch, đoàn công tác, đoàn học sinh hay đội thi đấu. Đoàn đông người, đến muộn, có người nước ngoài, có trẻ em, nên rất dễ thiếu sót. Mà theo Nghị định 282/2025, không thông báo lưu trú từ 9 người trở lên bị phạt cao nhất. Bài viết hướng dẫn quy trình, mốc giờ, giấy tờ và mẹo làm nhanh cho cả đoàn.
Tóm tắt nhanh: Theo Điều 30 Luật Cư trú, cơ sở lưu trú phải thông báo trước 23 giờ ngày khách đến; khách đến sau 23 giờ thì trước 8 giờ sáng hôm sau. Với khách đoàn, vẫn phải thông báo đầy đủ từng người: họ tên, ngày sinh, số định danh cá nhân hoặc số hộ chiếu, lý do và thời gian lưu trú. Người nước ngoài trong đoàn khai báo tạm trú riêng qua hệ thống khai báo của Bộ Công an (tbltkbtt.bocongan.gov.vn). Không thông báo cho 9 người trở lên, cá nhân bị phạt 8 – 12 triệu đồng, tổ chức gấp đôi.
Cập nhật: Từ 01/07/2026, Điều 30 Luật Cư trú được sửa đổi bởi Luật 118/2025/QH15, làm rõ trách nhiệm của người đại diện cơ sở lưu trú. Mốc trước 23 giờ và trước 08 giờ sáng hôm sau giữ nguyên.
Nội dung bài viết
Quy định thông báo lưu trú khách đoàn
Trả lời ngắn: pháp luật không có thủ tục riêng cho đoàn, mỗi thành viên đều phải được thông báo như một khách lẻ.
Điều 30 Luật Cư trú 2020 (xem tại Hệ thống pháp luật) quy định người đại diện cơ sở lưu trú có trách nhiệm thông báo với cơ quan đăng ký cư trú. Nội dung gồm họ tên, ngày tháng năm sinh, số định danh cá nhân hoặc số hộ chiếu, lý do lưu trú, thời gian lưu trú và địa chỉ lưu trú.
Điểm khác của khách đoàn chỉ nằm ở cách tổ chức: thu giấy tờ hàng loạt, nhập danh sách nhanh và kiểm tra chéo trước giờ chốt.
Mốc giờ thông báo lưu trú khách đoàn
| Thời điểm đoàn đến | Hạn thông báo | Gợi ý |
|---|---|---|
| Trước 23:00 | Trước 23:00 cùng ngày | Nhập ngay khi phát chìa khóa |
| Sau 23:00 | Trước 08:00 sáng hôm sau | Ca đêm nhập xong trước khi giao ca |
| Thành viên đến bổ sung | Theo giờ đến của người đó | Không gộp vào danh sách cũ |
| Đoàn đổi phòng, gia hạn | Cập nhật thời gian lưu trú | Ghi chú trên hệ thống |
Đoàn đến lúc 22:30 với 40 người là tình huống rủi ro nhất. Hãy xin danh sách trước để nhập sẵn.
Mức phạt khi thiếu thông báo lưu trú khách đoàn
Nghị định 282/2025/NĐ-CP (hiệu lực 15/12/2025) chia mức phạt theo số người không được thông báo.
| Số người không thông báo | Cá nhân, hộ kinh doanh | Tổ chức |
|---|---|---|
| 1 – 3 người | 2 – 4 triệu đồng | 4 – 8 triệu đồng |
| 4 – 8 người | 4 – 8 triệu đồng | 8 – 16 triệu đồng |
| Từ 9 người trở lên | 8 – 12 triệu đồng | 16 – 24 triệu đồng |
Với khách đoàn, chỉ cần quên một danh sách là đã rơi vào khung cao nhất. Xem thêm mức phạt không khai báo lưu trú.
Quy trình 6 bước đón và thông báo lưu trú khách đoàn
- Xin danh sách trước: khi xác nhận đặt phòng, yêu cầu trưởng đoàn hoặc công ty lữ hành gửi danh sách gồm họ tên, ngày sinh, số căn cước hoặc hộ chiếu.
- Nhập sẵn: lễ tân nhập trước vào hệ thống, chưa gửi đi.
- Đối chiếu khi đến: kiểm tra giấy tờ thật của từng người, quét căn cước gắn chip hoặc mã QR, sửa sai lệch.
- Xếp phòng: ghi số phòng cho từng người, không chỉ ghi tên trưởng đoàn.
- Gửi thông báo trước mốc 23:00 hoặc 08:00.
- Kiểm tra lại: so số người đã thông báo với số người thực tế nhận phòng.
Trường hợp đặc biệt khi thông báo lưu trú khách đoàn
Đoàn có người nước ngoài
Người nước ngoài phải khai báo tạm trú qua hệ thống khai báo của Bộ Công an (tbltkbtt.bocongan.gov.vn) ngay khi khách đến. Xem khai báo tạm trú cho người nước ngoài.
Đoàn học sinh có trẻ em
Trẻ dưới 14 tuổi có thể chưa có căn cước; dùng số định danh cá nhân do phụ huynh hoặc nhà trường cung cấp. Đoàn học sinh nên có giáo viên phụ trách ký xác nhận danh sách. Đọc thêm người chưa thành niên thuê phòng.
Thành viên không mang giấy tờ
Yêu cầu cung cấp số định danh cá nhân và thông tin để tra cứu; xem hướng dẫn khách không có giấy tờ tùy thân.
Mẫu danh sách khách đoàn nên gửi trước
| STT | Họ tên | Ngày sinh | Số căn cước/hộ chiếu | Quốc tịch | Phòng |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Nguyễn Văn A | 12/05/1985 | 0660850xxxxx | Việt Nam | 201 |
| 2 | Trần Thị B | 03/09/1990 | 0661900xxxxx | Việt Nam | 201 |
Gửi mẫu dạng bảng tính cho trưởng đoàn. Nhận lại qua email hoặc kênh nội bộ, không yêu cầu gửi ảnh giấy tờ qua mạng xã hội để bảo vệ dữ liệu cá nhân.
Sau khi đoàn trả phòng, lưu danh sách theo quy định và xóa bản sao không cần thiết.
Sổ Lưu Trú hỗ trợ thông báo lưu trú khách đoàn
Sổ Lưu Trú cho phép nhập danh sách đoàn một lần, quét căn cước nhanh cho từng thành viên và xếp nhiều khách vào một phòng. Hệ thống nhắc mốc 23:00 và 08:00, đánh dấu người chưa thông báo, giúp lễ tân ca đêm không bỏ sót.
Phân công nhân sự khi đón đoàn lớn
Đoàn từ 20 người trở lên nên có kế hoạch phân công cụ thể, không để một lễ tân xoay xở một mình.
- Trưởng ca: liên hệ trưởng đoàn, xác nhận giờ đến, số người, danh sách cuối cùng.
- Lễ tân 1: đối chiếu giấy tờ, quét căn cước, chỉnh sửa thông tin sai.
- Lễ tân 2: xếp phòng, phát chìa khóa hoặc thẻ phòng, ghi số phòng cho từng người.
- Bảo vệ: hướng dẫn xe đoàn, hành lý, giữ trật tự khu sảnh.
- Buồng phòng: kiểm tra phòng sẵn sàng trước giờ đoàn đến ít nhất 1 tiếng.
Trước khi đoàn tới, trưởng ca in danh sách đã nhập sẵn và đánh dấu người cần lưu ý: khách nước ngoài, trẻ em, người chưa gửi số giấy tờ.
Sau khi cả đoàn nhận phòng, trưởng ca đếm lại số người đã thông báo lưu trú khách đoàn trên hệ thống và so với danh sách thực tế. Nếu chênh lệch, xử lý ngay thay vì để đến ca sau.
Cuối cùng, ghi lại thời gian hoàn tất vào sổ giao ca. Thông tin này hữu ích khi công an kiểm tra hoặc khi đoàn có khiếu nại về thủ tục nhận phòng chậm. Kinh nghiệm cho thấy cơ sở nào chuẩn bị danh sách trước 24 giờ thì thời gian nhận phòng cho đoàn 40 người giảm còn khoảng 20 phút, và gần như không bỏ sót ai.
Câu hỏi thường gặp về thông báo lưu trú khách đoàn
Chỉ thông báo tên trưởng đoàn có được không?
Không. Mỗi người lưu trú đều phải được thông báo đủ thông tin.
Công ty lữ hành có thông báo thay khách sạn được không?
Trách nhiệm thông báo thuộc người đại diện cơ sở lưu trú; công ty lữ hành chỉ hỗ trợ cung cấp danh sách.
Đoàn ở 3 đêm có phải thông báo mỗi đêm?
Thông báo một lần với thời gian lưu trú dự kiến; nếu thay đổi thì cập nhật.
Đoàn đến 1 giờ sáng thì hạn là khi nào?
Trước 8 giờ sáng cùng ngày đó.
Kết luận về thông báo lưu trú khách đoàn
Thông báo lưu trú khách đoàn đòi hỏi đầy đủ từng người, đúng mốc 23:00 hoặc 08:00, khai báo riêng cho người nước ngoài. Xin danh sách trước, nhập sẵn, đối chiếu khi đến và kiểm tra lại sau cùng là cách để tránh mức phạt tới 12 triệu đồng với cá nhân, 24 triệu đồng với tổ chức theo Nghị định 282/2025.
Phần mềm quản lý khách sạn, nhà nghỉ trên điện thoại do Công ty TNHH Thương mại Dịch vụ Việt Thái Group phát triển. Bài viết mang tính tham khảo; quy định pháp luật có thể thay đổi, vui lòng đối chiếu văn bản hiện hành.
