Giấy tờ khách lưu trú sẽ thay đổi từ ngày 15/11/2026, khi Nghị định 392/2026/NĐ-CP có hiệu lực. Danh mục giấy tờ cơ sở lưu trú phải kiểm tra có thêm thẻ căn cước và không còn chứng minh nhân dân. Bài này giúp chủ nhà nghỉ, motel, homestay, khách sạn nhỏ nắm 5 loại giấy tờ được dùng và cách xử lý khi khách không mang giấy tờ.
Tóm tắt nhanh: Từ 15/11/2026, giấy tờ khách lưu trú gồm: thẻ căn cước, căn cước công dân, hộ chiếu, thẻ thường trú hoặc tạm trú của người nước ngoài, giấy tờ có ảnh có giá trị chứng minh nhân thân do cơ quan nhà nước Việt Nam cấp. Chứng minh nhân dân không còn trong danh mục. Khách không có giấy tờ vẫn có thể được bố trí phòng, nhưng ngay sau đó cơ sở phải thông báo Công an cấp xã hoặc đồn Công an.
Nội dung bài viết
Căn cứ pháp lý về giấy tờ khách lưu trú
Nghị định 392/2026/NĐ-CP được ký ngày 20/10/2026, có hiệu lực từ 15/11/2026. Nghị định sửa nhiều quy định về điều kiện an ninh, trật tự đối với ngành nghề đầu tư kinh doanh có điều kiện, trong đó có kinh doanh dịch vụ lưu trú.
Phần liên quan trực tiếp đến quầy lễ tân nằm ở Điều 14 của Nghị định 392. Điều này sửa khoản 2 Điều 44 Nghị định 96/2016/NĐ-CP, là khoản quy định việc kiểm tra giấy tờ của khách.
Tóm tắt chính sách có thể đọc trên Báo điện tử Chính phủ. Khi cần trích dẫn trong nội quy hay làm việc với đoàn kiểm tra, hãy đối chiếu toàn văn nghị định hoặc hỏi Công an cấp xã nơi cơ sở hoạt động.
5 loại giấy tờ khách lưu trú được dùng từ 15/11/2026
Khách chỉ cần xuất trình một trong các giấy tờ dưới đây. Lễ tân không cần đòi đủ cả danh mục.
| Giấy tờ | Thường dùng cho | Lễ tân cần lưu ý | |
|---|---|---|
| Thẻ căn cước | Công dân Việt Nam | Mới được thêm vào danh mục | |
| Căn cước công dân | Công dân Việt Nam | Vẫn được dùng, xem hạn trên thẻ | |
| Hộ chiếu | Khách Việt Nam và nước ngoài | Khách nước ngoài cần xem thêm thị thực, ngày nhập cảnh | |
| Thẻ thường trú, thẻ tạm trú | Người nước ngoài | Khai báo theo mục dành cho người nước ngoài | |
| Giấy tờ có ảnh có giá trị chứng minh nhân thân | Trường hợp khác | Phải do cơ quan nhà nước Việt Nam cấp | |
Nhóm cuối là nhóm dễ gây lúng túng, vì các tóm tắt chính sách không liệt kê từng loại cụ thể. Với giấy tờ như giấy phép lái xe hay thẻ ngành, cơ sở nên hỏi Công an cấp xã để thống nhất cách làm rồi ghi vào quy trình quầy.
Điểm khác so với quy định cũ về giấy tờ khách lưu trú
So với Nghị định 96/2016, có hai thay đổi lễ tân cần nhớ:
- Thêm thẻ căn cước: tên gọi trong danh mục khớp với loại thẻ đang được cấp.
- Bỏ chứng minh nhân dân: từ 15/11/2026, loại giấy này không còn nằm trong danh mục kiểm tra.
Khách đưa chứng minh nhân dân cũ thì sao? Lễ tân nên hỏi khách có căn cước, hộ chiếu hay giấy tờ khác trong danh mục không. Nếu khách không có, hãy xử lý như trường hợp khách không có giấy tờ ở mục dưới đây.
Căn cước công dân vẫn nằm trong danh mục, nên khách đang dùng thẻ này không phải đổi thẻ chỉ để nhận phòng.
Khách không có giấy tờ tùy thân thì xử lý thế nào?
Theo quy định mới, cơ sở vẫn có thể bố trí phòng cho khách trong trường hợp này. Ngay sau đó, chủ cơ sở hoặc người quản lý phải thông báo Công an cấp xã hoặc đồn Công an nơi có cơ sở.
Trình tự gợi ý tại quầy:
- Hỏi lại khách có giấy tờ nào khác trong danh mục không.
- Ghi những thông tin khách tự khai: họ tên, ngày sinh, lý do lưu trú.
- Bố trí phòng theo quy định của cơ sở.
- Thông báo ngay cho Công an cấp xã hoặc đồn Công an, ghi lại giờ báo và người tiếp nhận.
- Bàn giao trường hợp này cho ca sau để theo dõi.
Từ “ngay” nghĩa là không nên chờ đến cuối ca hay sáng hôm sau. Hãy lưu sẵn số trực của công an địa phương tại quầy. Xem quy trình chi tiết trong bài khách không có giấy tờ tùy thân.
Với khách chưa đủ tuổi đi một mình, cần thêm các bước riêng, xem người chưa thành niên thuê phòng.
Kiểm tra giấy tờ khách lưu trú đúng cách tại quầy
Kiểm tra giấy tờ không chỉ là nhìn lướt qua. Lễ tân nên làm đủ 4 việc:
- Đối chiếu ảnh trên giấy tờ với mặt khách.
- Xem giấy tờ có thuộc danh mục và còn giá trị không.
- Ghi đúng thông tin vào sổ lưu trú, không bỏ sót người đi cùng.
- Trả lại giấy tờ cho khách sau khi ghi xong, không giữ làm tin.
Thông tin trên giấy tờ là dữ liệu cá nhân. Cơ sở chỉ nên thu phần cần cho lưu trú và phục vụ khách, không gửi ảnh thẻ qua nhóm chat. Xem thêm bảo vệ dữ liệu khách lưu trú.
Khách trình thông tin trên VNeID thay thẻ vật lý là tình huống ngày càng hay gặp. Thủ tục thông báo lưu trú của Bộ Công an có nhắc đến thông tin tích hợp trên ứng dụng định danh quốc gia. Riêng phạm vi áp dụng với khoản 2 Điều 44 mới, cơ sở nên đối chiếu với Công an cấp xã.
5 việc chủ cơ sở nên làm trước 15/11/2026
- Sửa nội quy và bảng hướng dẫn tại quầy, bỏ chữ “CMND”.
- Phổ biến danh mục giấy tờ khách lưu trú cho toàn bộ lễ tân, kể cả ca đêm.
- Lưu số trực của Công an cấp xã và đồn Công an tại quầy.
- Hỏi công an địa phương về các giấy tờ có ảnh còn băn khoăn.
- Kiểm tra lại mẫu phiếu nhận phòng, sổ giao ca nếu còn tên giấy tờ cũ.
Kiểm tra giấy tờ xong, cơ sở vẫn còn nghĩa vụ thông báo lưu trú đúng giờ. Bỏ sót có thể bị xử phạt, xem mức phạt không khai báo lưu trú và các bước khai báo lưu trú.
Ghi giấy tờ khách lưu trú nhanh hơn bằng điện thoại
Sổ Lưu Trú giúp phần ghi chép tại quầy, còn việc khai báo vẫn do cơ sở tự thực hiện. Lễ tân quét mã QR CCCD để điền họ tên, ngày sinh, số giấy tờ. Không quét được thì bấm Nhập tay.
Sau khi nhận phòng, khách vào mục Cần khai báo. App lọc khách chưa khai báo và nhắc giờ để cơ sở tự khai trên cổng của công an hoặc VNeID, rồi đánh dấu đã khai báo.
Chức năng cơ bản miễn phí mãi mãi, chức năng nâng cao có dùng thử. Cần hướng dẫn, gọi hotline 0941 388 887.
Câu hỏi thường gặp về giấy tờ khách lưu trú
Từ 15/11/2026 còn nhận chứng minh nhân dân không?
Chứng minh nhân dân không còn trong danh mục. Lễ tân nên đề nghị khách dùng giấy tờ khác, nếu không có thì xử lý như khách không có giấy tờ.
Khách không có giấy tờ có bị từ chối phòng không?
Quy định mới cho phép bố trí phòng, sau đó cơ sở phải thông báo ngay Công an cấp xã hoặc đồn Công an.
Giấy phép lái xe có dùng được không?
Chưa nên tự kết luận. Hãy hỏi Công an cấp xã xem loại giấy đó có được coi là giấy tờ có ảnh có giá trị chứng minh nhân thân hay không.
Quét CCCD xong đã là khai báo chưa?
Chưa. Quét chỉ điền thông tin vào phiếu. Cơ sở vẫn phải tự thông báo lưu trú với công an.
Kết luận
Từ 15/11/2026, giấy tờ khách lưu trú gồm 5 nhóm và không còn chứng minh nhân dân. Khách không có giấy tờ vẫn có thể được bố trí phòng, nhưng phải báo công an ngay. Hãy sửa nội quy, dặn ca đêm và lưu số trực trước ngày hiệu lực. Điểm nào chưa rõ, hãy đối chiếu Công an cấp xã nơi cơ sở hoạt động.
Phần mềm quản lý khách sạn, nhà nghỉ trên điện thoại do Công ty TNHH Thương mại Dịch vụ Việt Thái Group phát triển. Bài viết mang tính tham khảo; quy định pháp luật có thể thay đổi, vui lòng đối chiếu văn bản hiện hành.
