Thời hạn thông báo lưu trú là mốc giờ mà lễ tân khách sạn, nhà nghỉ, homestay nào cũng phải thuộc lòng. Trễ vài phút sau 23 giờ mà chưa gửi thông tin khách là đã vi phạm, và mức phạt theo Nghị định 282/2025 không hề nhỏ. Bài viết giải thích chi tiết hai mốc 23 giờ và 8 giờ sáng, các trường hợp đặc biệt như khách đến sau nửa đêm, khách gia hạn, khách nước ngoài, và cách tổ chức ca trực để không bao giờ trễ hạn.
Tóm tắt nhanh: Theo khoản 3 Điều 30 Luật Cư trú 2020, việc thông báo lưu trú thực hiện trước 23 giờ của ngày bắt đầu lưu trú; trường hợp người đến lưu trú sau 23 giờ thì thông báo trước 08 giờ ngày hôm sau. Với khách nước ngoài, cơ sở khai báo tạm trú ngay khi khách đến qua hệ thống khai báo của Bộ Công an (tbltkbtt.bocongan.gov.vn). Không thông báo đúng hạn bị phạt 2 – 12 triệu đồng với cá nhân tùy số người theo Nghị định 282/2025.
Cập nhật: Từ 01/07/2026, Điều 30 Luật Cư trú được sửa đổi bởi Luật 118/2025/QH15, làm rõ trách nhiệm của người đại diện cơ sở lưu trú. Mốc trước 23 giờ và trước 08 giờ sáng hôm sau giữ nguyên.
Nội dung bài viết
Thời hạn thông báo lưu trú theo Luật Cư trú
Trả lời ngắn: trước 23 giờ cùng ngày, hoặc trước 8 giờ sáng hôm sau nếu khách đến sau 23 giờ.
Quy định nằm tại Điều 30 Luật Cư trú 2020. Điều luật áp dụng cho mọi trường hợp lưu trú, từ hộ gia đình có khách ngủ lại đến cơ sở kinh doanh lưu trú.
| Giờ khách đến | Thời hạn thông báo lưu trú | Ví dụ |
|---|---|---|
| 00:00 – 22:59 | Trước 23:00 cùng ngày | Đến 14:00 thì gửi trước 23:00 hôm đó |
| 23:00 – 23:59 | Trước 08:00 sáng hôm sau | Đến 23:30 thì gửi trước 08:00 sáng mai |
| Sau nửa đêm (00:00 – 07:59) | Theo quy định chung của ngày đó; thực tế nên gửi trước 08:00 cùng sáng | Đến 01:00 thì gửi trước 08:00 |
Để an toàn, nhiều cơ sở đặt nguyên tắc nội bộ: gửi ngay trong vòng 30 phút sau khi khách nhận phòng, không chờ đến gần mốc.
Mức phạt khi trễ thời hạn thông báo lưu trú
Theo Nghị định 282/2025/NĐ-CP, hiệu lực từ 15/12/2025:
| Số người không thông báo | Cá nhân, hộ kinh doanh | Tổ chức |
|---|---|---|
| 1 – 3 người | 2 – 4 triệu đồng | 4 – 8 triệu đồng |
| 4 – 8 người | 4 – 8 triệu đồng | 8 – 16 triệu đồng |
| Từ 9 người trở lên | 8 – 12 triệu đồng | 16 – 24 triệu đồng |
Xem chi tiết điểm mới của nghị định tại Cục Cảnh sát quản lý hành chính về trật tự xã hội và bài mức phạt không khai báo lưu trú.
Trường hợp đặc biệt về thời hạn thông báo lưu trú
Khách gia hạn thời gian ở
Khi khách ở quá thời gian đã thông báo, cập nhật thời gian lưu trú mới ngay trong ngày quyết định gia hạn.
Khách đổi phòng
Thông tin lưu trú gắn với cơ sở; đổi phòng trong cùng cơ sở thì cập nhật nội bộ, nhưng nên ghi chú để đối chiếu khi kiểm tra.
Người đến thăm ở lại qua đêm
Người thăm ở lại qua đêm trở thành người lưu trú; phải thông báo theo mốc giờ người đó ở lại.
Khách nước ngoài
Khai báo tạm trú ngay khi khách đến. Đọc khai báo tạm trú cho người nước ngoài.
Khách đoàn
Mốc giờ tính theo giờ đoàn nhận phòng; thành viên đến sau tính theo giờ người đó đến. Xem thông báo lưu trú khách đoàn.
Tổ chức ca trực để không trễ thời hạn thông báo lưu trú
- Ca chiều (14:00 – 22:00): gửi thông tin mọi khách nhận phòng trong ca, rà danh sách lúc 21:45.
- Ca đêm (22:00 – 06:00): kiểm tra lại lúc 22:30 các khách trong ngày đã gửi đủ; khách đến sau 23:00 gom lại gửi trước 06:00.
- Ca sáng (06:00 – 14:00): kiểm tra trước 07:30 không còn khách đêm qua chưa gửi.
- Sổ giao ca: ghi số khách đã gửi, chờ gửi, lý do.
- Quản lý kiểm tra ngẫu nhiên mỗi tuần, đối chiếu số khách nhận phòng với số đã thông báo.
Kênh thông báo lưu trú
- Ứng dụng VNeID: tài khoản định danh mức 2 của người đại diện cơ sở. Xem khai báo lưu trú trên VNeID.
- Cổng dịch vụ công của Bộ Công an.
- Phần mềm kết nối theo hướng dẫn của cơ quan công an địa phương.
- Trực tiếp tại công an cấp xã khi không có phương tiện điện tử.
Lỗi khiến trễ thời hạn thông báo lưu trú
- Chờ khách đông mới gửi một lần.
- Chỉ chủ cơ sở có tài khoản, lễ tân phải chờ chủ về.
- Mạng chập chờn sát giờ.
- Khách đến muộn, lễ tân ca đêm ngủ quên.
- Nhầm tưởng khách theo giờ không cần thông báo.
Lưu ý: khách thuê theo giờ mà không ở qua đêm có cần thông báo hay không, chủ cơ sở nên hỏi công an địa phương để thực hiện thống nhất; nhiều nơi yêu cầu ghi nhận đầy đủ mọi lượt khách.
Sổ Lưu Trú nhắc thời hạn thông báo lưu trú
Sổ Lưu Trú ghi giờ nhận phòng chính xác cho từng khách, tự tính hạn 23:00 hoặc 08:00 và nhắc lễ tân khi sắp đến hạn. Danh sách khách chưa thông báo hiện rõ trên màn hình, chủ cơ sở theo dõi từ xa. Quét căn cước giúp nhập thông tin trong vài giây, giảm thời gian thao tác. Xem thêm quét căn cước.
Kiểm tra định kỳ việc tuân thủ thời hạn thông báo lưu trú
Chủ cơ sở không thể ngồi ở quầy suốt ngày, nhưng có thể kiểm tra định kỳ để chắc chắn nhân viên làm đúng.
- Hằng ngày: xem nhanh danh sách khách nhận phòng hôm qua và trạng thái đã thông báo.
- Hằng tuần: chọn ngẫu nhiên 2 ngày, so số lượt khách trong sổ với số lượt đã thông báo, kiểm tra giờ gửi so với giờ nhận phòng.
- Hằng tháng: tổng hợp số lần gửi sát hạn hoặc trễ hạn theo từng ca, từng nhân viên.
- Mỗi quý: đào tạo lại nhân viên, cập nhật quy định mới nếu có.
Khi phát hiện trễ hạn, tìm nguyên nhân thay vì chỉ nhắc nhở: thiếu người ca đêm, tài khoản bị khóa, mạng yếu hay quy trình chưa rõ. Sửa đúng nguyên nhân mới giải quyết triệt để.
Tuân thủ thời hạn thông báo lưu trú đều đặn còn giúp cơ sở có lịch sử tốt với công an địa phương. Khi đoàn kiểm tra đến, danh sách đầy đủ, đúng giờ là minh chứng rõ nhất cho việc chấp hành pháp luật.
Câu hỏi thường gặp về thời hạn thông báo lưu trú
Khách đến lúc 22:55 thì hạn là khi nào?
Trước 23:00 cùng ngày; vì sát giờ, nên gửi ngay khi nhận phòng.
Trễ 10 phút có bị phạt không?
Về nguyên tắc là chưa đúng hạn; cơ quan chức năng xem xét khi kiểm tra. Cách an toàn là không để sát giờ.
Khách ở 5 đêm có phải thông báo mỗi ngày?
Thông báo một lần với thời gian lưu trú dự kiến, cập nhật nếu thay đổi.
Ngày lễ có được gia hạn thời hạn thông báo lưu trú?
Không. Mốc giờ áp dụng mọi ngày, kể cả lễ, Tết.
Kết luận về thời hạn thông báo lưu trú
Thời hạn thông báo lưu trú là trước 23 giờ, hoặc trước 8 giờ sáng hôm sau nếu khách đến sau 23 giờ, theo Điều 30 Luật Cư trú. Với khách nước ngoài, cơ sở khai báo ngay khi khách đến. Tổ chức ca trực rõ ràng, gửi ngay khi nhận phòng và dùng công cụ nhắc hạn giúp cơ sở lưu trú không bao giờ trễ và tránh mức phạt tới 12 triệu đồng.
Phần mềm quản lý khách sạn, nhà nghỉ trên điện thoại do Công ty TNHH Thương mại Dịch vụ Việt Thái Group phát triển. Bài viết mang tính tham khảo; quy định pháp luật có thể thay đổi, vui lòng đối chiếu văn bản hiện hành.
