Phần mềm lễ tân khách sạn là công cụ người trực quầy dùng suốt ca: nhận khách, thu tiền, ghi sổ, bàn giao. Ở nhà nghỉ, motel, khách sạn nhỏ, lễ tân thường trực một mình, nên phần mềm phải nhanh và dễ. Bài này đi theo 6 việc trong một ca, kèm chức năng cần có và điểm cần lưu ý khi chọn.
Tóm tắt nhanh: Phần mềm lễ tân khách sạn nên hỗ trợ 6 việc: xem sơ đồ phòng, nhận phòng bằng quét CCCD, xử lý đặt phòng, theo dõi khách chưa khai báo, trả phòng thu tiền, giao ca. Trên Sổ Lưu Trú, các việc này làm được bằng điện thoại. Nhận trả phòng, quét CCCD, sổ lưu trú miễn phí mãi mãi; đặt phòng và giao ca có từ gói Cơ bản.
Nội dung bài viết
Phần mềm lễ tân khách sạn cần những gì?
Tiêu chí quan trọng nhất là số thao tác. Khách đứng trước quầy không chờ lâu được. Một phần mềm lễ tân khách sạn tốt nên:
- Mở nhanh trên thiết bị đang có.
- Bấm thẳng vào phòng để làm việc.
- Tự tính giá, không bắt lễ tân tính nhẩm.
- Chỉ hiện phần việc đúng quyền của lễ tân.
- Dễ dạy cho người mới.
Quy trình đầy đủ tại quầy xem 6 bước check in khách sạn.
6 việc trong ca trên phần mềm lễ tân khách sạn
1. Đầu ca: xem sơ đồ phòng
Sơ đồ phòng cho biết phòng trống sạch, đang có khách, chờ dọn. Lọc Trống sạch rồi bấm vào phòng để nhận khách.
2. Nhận phòng bằng quét CCCD
Bấm Quét giấy tờ, đưa mã QR trên thẻ hoặc VNeID vào camera, thông tin tự điền. Máy quét vẫn mở để quét tiếp người đi cùng. Không quét được thì bấm Nhập tay. Xem 5 cách tiết kiệm thời gian khi quét CCCD.
Chọn cách tính giá tự động, theo giờ, qua đêm hoặc theo ngày. App báo giá tạm tính, lễ tân nhập tiền cọc nếu có.
3. Xử lý đặt phòng
Gõ số điện thoại, khách quen hiện số lần đã ở và tự điền tên. Phòng đã bận trong khoảng ngày đó bị khóa nên không đặt trùng. Chức năng này có từ gói Cơ bản.
4. Theo dõi khách cần khai báo
Sau khi nhận phòng, khách vào mục Cần khai báo. Lễ tân tự khai trên cổng của công an hoặc VNeID, rồi bấm Đã khai báo. App nhắc trước hạn, nhưng không tự gửi cho công an. Xem phần mềm khai báo lưu trú làm được gì.
5. Trả phòng và thu tiền
App tính tiền phòng và dịch vụ, trừ cọc. Khách trả một phần tiền mặt, một phần chuyển khoản vẫn ghi được. Phần chuyển khoản hiện mã QR đúng số tiền. Lễ tân có thể in phiếu tính tiền.
6. Cuối ca: giao ca
Lễ tân đếm quỹ tiền mặt, bàn giao cho ca sau. Lệch tiền thì chủ được báo. Việc còn tồn như khách chưa khai báo cũng nên nêu lúc giao ca. Giao ca có từ gói Cơ bản.
Tình huống khó với phần mềm lễ tân khách sạn
| Tình huống | Cách xử lý trên app | |
|---|---|
| Khách đến khuya, một mình trực | Quét CCCD, nhận phòng, khai báo theo hạn sáng hôm sau nếu đến sau 23 giờ | |
| Khách vượt sức chứa | App nhắc, lễ tân thêm dòng phụ thu nếu cơ sở có thu | |
| Phòng chưa dọn | App hiện “chưa dọn” khi chọn phòng | |
| Gõ sai thông tin khách | Sửa lại; khách đã đánh dấu khai báo sẽ quay về Cần khai báo | |
| Khách về trước, người khác ở lại | Đánh dấu khách về trước, vẫn giữ trong sổ | |
| Mất mạng | Có trong Bộ Lễ tân nâng cao hoặc gói Chuyên nghiệp | |
Khách nước ngoài cần đọc hộ chiếu tự động thì dùng Bộ Lễ tân nâng cao 69.000đ/tháng hoặc gói Chuyên nghiệp. Không có Bộ này, lễ tân nhập tay. Xem quét hộ chiếu khách nước ngoài.
Phân quyền trong phần mềm lễ tân khách sạn
Chủ tạo tài khoản cho nhân viên bằng số điện thoại và chọn vai trò. Mỗi vai trò có sẵn quyền phù hợp, có thể chỉnh riêng từng người.
Lợi ích rõ nhất là lễ tân chỉ thấy phần việc của mình. Thông tin giấy tờ của khách được che với người không có quyền xem hồ sơ khách. Xem bảo vệ dữ liệu khách lưu trú.
Một số thao tác nhạy cảm như giảm giá lớn, hủy hóa đơn được báo cho chủ qua cảnh báo chống thất thoát từ gói Cơ bản. Xem chống thất thoát khách sạn.
Đào tạo lễ tân mới trong một buổi
- Cho xem video hướng dẫn trong app, theo đúng phần việc.
- Tập nhận và trả phòng trên app demo, không ảnh hưởng dữ liệu thật.
- Làm kèm một ca với lễ tân cũ.
- Nhắc kỹ mốc 23 giờ và 8 giờ sáng.
Hướng dẫn có hình đọc tại trang hỗ trợ Sổ Lưu Trú.
Chọn phần mềm lễ tân khách sạn theo quy mô
| Cơ sở | Gói | Việc lễ tân làm được | |
|---|---|---|
| Tới 5 phòng, 2 tài khoản | Miễn phí | Sơ đồ phòng, nhận trả phòng, tính tiền, sổ lưu trú | |
| Tới 20 phòng, 6 tài khoản | Cơ bản 199.000đ/tháng | Thêm đặt phòng, giao ca, khách quen, chìa khóa QR | |
| Thêm khách nước ngoài, mạng yếu | Cơ bản + Bộ Lễ tân nâng cao 69.000đ/tháng | Thêm đọc hộ chiếu, khách tự check-in, chạy khi mất mạng | |
| Không giới hạn phòng | Chuyên nghiệp 499.000đ/tháng | Đầy đủ chức năng | |
Giá đã gồm VAT, xem bảng giá. Chức năng cơ bản miễn phí mãi mãi, chức năng nâng cao có dùng thử.
Cần hướng dẫn, gọi hotline 0941 388 887.
Câu hỏi thường gặp về phần mềm lễ tân khách sạn
Lễ tân có cần máy tính không?
Không bắt buộc. Điện thoại Android hoặc iPhone là đủ, có thể mở trên máy tính ở quầy nếu muốn.
Có cần máy đọc CCCD không?
Không. Camera điện thoại đọc được mã QR.
Một lễ tân dùng nhiều máy được không?
Lễ tân đăng nhập bằng số điện thoại trên thiết bị đang dùng. Giới hạn tài khoản tính theo gói.
App có xuất hóa đơn điện tử không?
Không. Lễ tân ghi thông tin xuất hóa đơn để kế toán làm trên phần mềm hóa đơn riêng.
Kết luận
Phần mềm lễ tân khách sạn tốt là phần mềm giúp một người trực làm xong 6 việc trong ca mà không sót khách, không lệch tiền. Hãy thử trên một ca thật trước khi quyết định. Thủ tục lưu trú chính thức xem hướng dẫn của Bộ Công an trên Cổng Chính phủ.
Phần mềm quản lý khách sạn, nhà nghỉ trên điện thoại do Công ty TNHH Thương mại Dịch vụ Việt Thái Group phát triển. Bài viết mang tính tham khảo; quy định pháp luật có thể thay đổi, vui lòng đối chiếu văn bản hiện hành.
