Khai báo tạm trú cho người nước ngoài là nghĩa vụ của khách sạn, nhà nghỉ, homestay khi đón khách mang hộ chiếu nước ngoài. Thủ tục này khác với thông báo lưu trú cho khách Việt Nam: thời hạn ngắn hơn, kênh khai báo riêng và mức phạt từ cuối năm 2025 đã tăng đáng kể. Bài viết hướng dẫn từng bước, thông tin cần chuẩn bị và cách tránh sai sót thường gặp.
Tóm tắt nhanh: Cơ sở lưu trú phải khai báo tạm trú cho người nước ngoài trong 12 giờ kể từ khi khách đến (vùng sâu, vùng xa tối đa 24 giờ), qua trang thông tin điện tử của Phòng Quản lý xuất nhập cảnh Công an tỉnh nơi đặt cơ sở. Từ 15/12/2025, Nghị định 282/2025/NĐ-CP phạt từ 3 đến 20 triệu đồng tùy số khách không được khai báo, và tới 25 triệu đồng nếu cho người cư trú bất hợp pháp lưu trú mà không báo cơ quan có thẩm quyền.
Nội dung bài viết
Khai báo tạm trú cho người nước ngoài là gì?
Trả lời ngắn: đó là việc cơ sở lưu trú gửi thông tin của khách nước ngoài cho cơ quan quản lý xuất nhập cảnh để Nhà nước nắm được người nước ngoài đang ở đâu trong thời gian lưu lại Việt Nam.
Căn cứ là Luật Nhập cảnh, xuất cảnh, quá cảnh, cư trú của người nước ngoài tại Việt Nam năm 2014 (đã sửa đổi, bổ sung) và các thông tư hướng dẫn của Bộ Công an về khai báo tạm trú qua môi trường điện tử. Người có quốc tịch Việt Nam đồng thời có quốc tịch khác nhưng nhập cảnh bằng giấy tờ Việt Nam thì thực hiện thông báo lưu trú như công dân Việt Nam; người nhập cảnh bằng hộ chiếu nước ngoài thì khai báo tạm trú theo quy định dành cho người nước ngoài.
Thời hạn khai báo tạm trú cho người nước ngoài
| Trường hợp | Thời hạn | Ghi chú |
|---|---|---|
| Cơ sở lưu trú ở khu vực thông thường | Trong 12 giờ kể từ khi khách đến | Tính từ giờ khách nhận phòng |
| Cơ sở ở vùng sâu, vùng xa | Tối đa 24 giờ | Theo xác định của địa phương |
| Khách đổi phòng, gia hạn, rời đi | Cập nhật khi có thay đổi | Theo hướng dẫn trên trang khai báo |
Lưu ý: 12 giờ ngắn hơn nhiều so với hạn 23 giờ của khách Việt Nam. Khách nước ngoài đến lúc 10 giờ sáng thì phải khai báo trước 22 giờ cùng ngày, không chờ cuối ngày làm một lượt như thói quen của nhiều lễ tân.
Khai báo ở đâu?
Cơ sở lưu trú khai báo trên trang thông tin điện tử của Phòng Quản lý xuất nhập cảnh Công an tỉnh, thành phố nơi đặt cơ sở, theo dạng địa chỉ tên-tỉnh.xuatnhapcanh.gov.vn (xem hướng dẫn mẫu trên Cổng thông tin Công an tỉnh Ninh Bình). Lần đầu, cơ sở đăng ký tài khoản bằng thông tin thật của cơ sở và người đại diện; tạo tài khoản bằng thông tin sai sự thật cũng là hành vi bị xử phạt.
7 bước khai báo tạm trú cho người nước ngoài
- Kiểm tra hộ chiếu và thị thực khi nhận phòng: hộ chiếu còn hạn, thị thực hoặc diện miễn thị thực còn hiệu lực, dấu nhập cảnh.
- Ghi đủ thông tin: họ tên, ngày sinh, giới tính, quốc tịch, số hộ chiếu, loại và số thị thực, ngày nhập cảnh, cửa khẩu, mục đích, thời gian dự kiến ở, số phòng.
- Quét dòng MRZ hộ chiếu thay vì gõ tay để tránh sai chữ cái.
- Đăng nhập trang khai báo của tỉnh nơi đặt cơ sở.
- Nhập hoặc tải danh sách khách theo mẫu của trang khai báo.
- Lưu lại xác nhận đã gửi để đối chiếu khi kiểm tra.
- Cập nhật khi khách đổi phòng, gia hạn hoặc trả phòng theo hướng dẫn của trang.
Mức phạt không khai báo tạm trú cho người nước ngoài
Từ 15/12/2025, Nghị định 282/2025/NĐ-CP thay Nghị định 144/2021/NĐ-CP. Theo tổng hợp của cơ quan công an, mức phạt đối với cơ sở lưu trú như sau:
| Hành vi | Mức phạt tiền |
|---|---|
| Không khai báo tạm trú cho 1 đến 3 người nước ngoài, hoặc tạo tài khoản bằng thông tin sai sự thật | 3 – 5 triệu đồng |
| Không khai báo cho 4 đến 8 người nước ngoài | 10 – 15 triệu đồng |
| Không khai báo cho 9 người nước ngoài trở lên | 15 – 20 triệu đồng |
| Cho người nước ngoài cư trú bất hợp pháp tạm trú hoặc phát hiện dấu hiệu vi phạm mà không thông báo | 20 – 25 triệu đồng |
Mức phạt có thể được điều chỉnh bởi văn bản sửa đổi; chủ cơ sở nên theo dõi thông báo của công an tỉnh.
Sai sót thường gặp
- Gộp khách nước ngoài vào lượt khai báo cuối ngày, quá 12 giờ.
- Gõ sai số hộ chiếu, họ tên do nhầm chữ O và số 0, chữ I và số 1.
- Không kiểm tra thị thực, nhận khách quá hạn mà không thông báo.
- Quên cập nhật khi khách gia hạn hoặc chuyển phòng.
- Chỉ ghi sổ giấy, không có bản lưu để chứng minh đã khai báo.
Khai báo tạm trú cho người nước ngoài ở điểm du lịch Tây Nguyên, Nam Trung Bộ
Khách nước ngoài đến Đà Lạt, Buôn Ma Thuột, Nha Trang, Quy Nhơn ngày càng đông, nhất là khách Hàn Quốc, Trung Quốc, Nga và khách du lịch bụi châu Âu. Nhiều homestay nhỏ lần đầu đón khách nước ngoài chưa có tài khoản khai báo. Hãy đăng ký tài khoản trước khi nhận đặt phòng từ nền tảng quốc tế, để khi khách đến lúc nửa đêm vẫn kịp khai báo tạm trú cho người nước ngoài trong 12 giờ.
Nếu cơ sở chưa rõ thủ tục, liên hệ Phòng Quản lý xuất nhập cảnh Công an tỉnh để được hướng dẫn; nhiều nơi có số điện thoại hỗ trợ ngay trên trang khai báo tạm trú cho người nước ngoài.
Sổ Lưu Trú hỗ trợ khai báo tạm trú cho người nước ngoài thế nào?
Sổ Lưu Trú đọc dòng MRZ trên hộ chiếu, tự điền tên, quốc tịch, số hộ chiếu, hạn hộ chiếu và mở các ô thị thực, ngày nhập cảnh, cửa khẩu. Trang Sổ lưu trú có tab Cần khai báo tách riêng nhóm người nước ngoài, đếm ngược 12 giờ, tô đỏ khi quá hạn và xuất file theo nhóm để khai báo nhanh. Xem thêm khai báo lưu trú cho khách Việt Nam và quét căn cước.
Câu hỏi thường gặp về khai báo tạm trú cho người nước ngoài
Khách nước ngoài ở vài giờ có phải khai báo tạm trú không?
Có. Người nước ngoài nghỉ tại cơ sở lưu trú đều thuộc diện khai báo tạm trú, kể cả lưu trú ngắn.
Việt kiều dùng hộ chiếu Việt Nam thì khai báo thế nào?
Người nhập cảnh bằng giấy tờ Việt Nam thực hiện thông báo lưu trú như công dân Việt Nam; người dùng hộ chiếu nước ngoài thì khai báo tạm trú cho người nước ngoài.
Khách đến lúc 2 giờ sáng thì hạn khai báo là khi nào?
Trong 12 giờ kể từ khi khách đến, tức trước 14 giờ cùng ngày (vùng sâu, vùng xa tối đa 24 giờ).
Phát hiện khách quá hạn thị thực thì làm gì?
Thông báo ngay cho công an hoặc cơ quan quản lý xuất nhập cảnh; không thông báo có thể bị phạt từ 20 đến 25 triệu đồng.
Kết luận về khai báo tạm trú cho người nước ngoài
Khai báo tạm trú cho người nước ngoài cần nhớ ba điểm: hạn 12 giờ, kênh riêng của xuất nhập cảnh tỉnh và thông tin hộ chiếu, thị thực chính xác. Với mức phạt mới từ cuối năm 2025, chỉ một lần bỏ sót nhóm khách đoàn cũng có thể tốn hàng chục triệu đồng. Chuẩn hóa quy trình nhận phòng và dùng phần mềm nhắc hạn là cách đơn giản nhất để không bao giờ trễ.
Phần mềm quản lý khách sạn, nhà nghỉ trên điện thoại do Công ty TNHH Thương mại Dịch vụ Việt Thái Group phát triển. Bài viết mang tính tham khảo; quy định pháp luật có thể thay đổi, vui lòng đối chiếu văn bản hiện hành.
