Tìm phần mềm quản lý khách sạn miễn phí là bước đầu tiên của nhiều chủ nhà nghỉ, homestay và khách sạn mini khi muốn bỏ sổ giấy. Nhưng “miễn phí” ở mỗi nơi một kiểu: có nơi miễn phí vài ngày, có nơi miễn phí mãi mãi nhưng giới hạn số phòng, có nơi chỉ miễn phí phần mềm còn tính tiền thiết bị. Bài này giúp bạn hiểu rõ một phần mềm quản lý khách sạn miễn phí thường gồm gì, nên kiểm tra tiêu chí nào và khi nào nên nâng cấp.
Tóm tắt nhanh: Phần mềm quản lý khách sạn miễn phí phù hợp với cơ sở nhỏ cần sơ đồ phòng, nhận/trả phòng, tính tiền và sổ lưu trú điện tử. Trước khi chọn, hãy kiểm tra 8 tiêu chí: quét QR CCCD/VNeID, xuất file khai báo lưu trú, tính giá phòng giờ/qua đêm, chạy khi mất mạng, phân quyền nhân viên, bảo vệ dữ liệu cá nhân theo Luật 91/2025/QH15, xuất dữ liệu khi rời đi và chi phí khi nâng cấp. Sổ Lưu Trú có gói Miễn phí mãi mãi cho chức năng cơ bản (5 phòng, 2 tài khoản); tài khoản mới được dùng đầy đủ gói Chuyên nghiệp trong 14 ngày đầu.
Nội dung bài viết
“Miễn phí” thực sự gồm những gì?
Trên thị trường, cụm từ phần mềm quản lý khách sạn miễn phí thường rơi vào một trong ba kiểu. Hiểu đúng kiểu nào giúp bạn tránh bất ngờ sau vài tuần sử dụng.
- Miễn phí có thời hạn: dùng đủ chức năng trong một số ngày, hết hạn thì phải trả phí mới dùng tiếp. Hợp để thử, không hợp để vận hành lâu dài.
- Miễn phí mãi mãi có giới hạn: không mất tiền nhưng giới hạn số phòng, số tài khoản hoặc một số chức năng. Đây là kiểu phù hợp nhất với nhà nghỉ, homestay nhỏ.
- Phần mềm mã nguồn mở hoặc tự cài: không tính phí bản quyền nhưng bạn phải tự lo máy chủ, sao lưu, cập nhật và thường không có biểu mẫu khai báo lưu trú theo quy định Việt Nam.
Ngoài ra, hãy hỏi rõ các khoản ngoài phần mềm: phí cài đặt, máy quét, máy in, phí lưu trữ dữ liệu hay phí xuất file. Một phần mềm quản lý khách sạn miễn phí đúng nghĩa không bắt bạn mua thiết bị riêng mới dùng được.
Ai nên dùng phần mềm quản lý khách sạn miễn phí?
Phần mềm quản lý khách sạn miễn phí hợp nhất với cơ sở dưới 10 phòng, chủ tự trực quầy hoặc chỉ có một hai lễ tân. Nhu cầu chính là biết phòng nào trống, ai đang ở, thu bao nhiêu tiền và có sổ lưu trú để xuất khi cần khai báo. Nếu bạn đang dùng sổ giấy hoặc Excel, đây là bước chuyển ít rủi ro nhất.
Ngược lại, khách sạn từ 20 phòng, có nhiều ca, có buồng phòng, kho minibar, nhiều chi nhánh hoặc khách đoàn công nợ thường sẽ nhanh chóng chạm giới hạn của bất kỳ phần mềm quản lý khách sạn miễn phí nào. Khi đó nên xem gói trả phí ngay từ đầu để không phải đổi hệ thống giữa chừng. Bài 9 tiêu chí chọn phần mềm quản lý khách sạn cho cơ sở nhỏ phân tích kỹ hơn phần này.
So sánh gói miễn phí và gói trả phí
Bảng dưới đây so sánh những gì bạn thường nhận được ở một phần mềm quản lý khách sạn miễn phí và ở gói trả phí, kèm điều nên kiểm tra trước khi đăng ký.
| Hạng mục | Gói miễn phí thường có | Gói trả phí thường thêm | Nên kiểm tra |
|---|---|---|---|
| Số phòng, tài khoản | Giới hạn ít phòng, 1–2 tài khoản | Nhiều phòng hơn hoặc không giới hạn | Giới hạn có đủ cho mùa cao điểm không |
| Nhận/trả phòng, sơ đồ phòng | Có | Đặt phòng trước, lịch phòng | Thao tác trên điện thoại có nhanh không |
| Sổ lưu trú, xuất file | Thường có | Báo cáo nâng cao, xuất Excel | File có đúng trường thông tin cần khai báo |
| Quét QR CCCD/VNeID | Tùy nơi | Đọc hộ chiếu (MRZ), khách tự check-in | Có cần mua máy quét riêng không |
| Chạy khi mất mạng | Hiếm khi có | Có ở một số gói | Dữ liệu có tự đồng bộ khi có mạng lại |
| Phân quyền, giao ca | Cơ bản | Giao ca, quỹ tiền mặt, chống thất thoát | Lễ tân có xóa/sửa được hóa đơn không |
| Buồng phòng, kho, chấm công | Thường không có | Có ở gói cao hoặc mua thêm | Mua lẻ hay theo bộ có lợi hơn |
| Xuất hóa đơn điện tử | Thường không có | Tùy nhà cung cấp, có thể qua kết nối riêng | Hỏi rõ trước nếu cơ sở bắt buộc xuất hóa đơn |
8 tiêu chí chọn phần mềm quản lý khách sạn miễn phí
Dù chọn nhà cung cấp nào, hãy dùng danh sách sau làm phiếu kiểm tra. Một phần mềm quản lý khách sạn miễn phí đạt được 6/8 tiêu chí là đủ cho cơ sở nhỏ bắt đầu.
1. Quét QR CCCD và VNeID
Mã QR trên căn cước gắn chip chứa họ tên, ngày sinh, số định danh và nơi cư trú. Phần mềm đọc được bằng camera điện thoại sẽ giúp lễ tân không phải gõ tay, giảm sai sót. Xem thêm 5 cách quét CCCD nhận khách tiết kiệm thời gian.
2. Hỗ trợ khai báo lưu trú
Cơ sở lưu trú phải thông báo lưu trú cho công an theo quy định, thường qua ứng dụng VNeID hoặc Cổng dịch vụ công Bộ Công an. Phần mềm nên lưu đủ các trường thông tin và xuất file để bạn đối chiếu, không phải chép lại từ sổ giấy. Các bước chi tiết có trong bài khai báo lưu trú cho khách sạn: 7 bước làm đúng quy định.
3. Tính giá phòng giờ, qua đêm, theo ngày
Nhà nghỉ Việt Nam thường bán cả phòng giờ lẫn qua đêm. Phần mềm cần tự tính tiền theo khung giờ, phụ thu nhận sớm, trả muộn. Nếu chỉ tính theo ngày như phần mềm nước ngoài, lễ tân sẽ phải tính tay. Tham khảo 4 cách đặt giá phòng theo giờ, qua đêm, theo ngày.
4. Chạy khi mất mạng
Mạng chập chờn là chuyện thường ở nhà nghỉ ven quốc lộ hay homestay vùng núi. Hỏi rõ phần mềm có ghi nhận được khi mất mạng và tự đồng bộ lại không. Tính năng này thường nằm ở gói trả phí, hiếm khi có trong phần mềm quản lý khách sạn miễn phí.
5. Phân quyền nhân viên
Kể cả với phần mềm quản lý khách sạn miễn phí, chủ cơ sở cần xem được mọi thứ, còn lễ tân chỉ nhận/trả phòng và thu tiền. Phân quyền rõ ràng là cách đơn giản nhất để hạn chế sửa xóa hóa đơn, một kẽ hở thất thoát phổ biến.
6. Bảo vệ dữ liệu cá nhân của khách
Thông tin CCCD là dữ liệu cá nhân, dù bạn dùng phần mềm quản lý khách sạn miễn phí hay trả phí. Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân số 91/2025/QH15 và Nghị định 356/2025/NĐ-CP hướng dẫn luật này đặt ra trách nhiệm cho bên xử lý dữ liệu. Hãy hỏi nhà cung cấp: dữ liệu lưu ở đâu, ai xem được, có nhật ký truy cập không, khi ngừng dùng thì dữ liệu được xóa thế nào. Đọc thêm 6 điều khách sạn cần biết về bảo vệ dữ liệu khách lưu trú.
7. Xuất được dữ liệu khi cần
Dữ liệu sổ lưu trú là của cơ sở. Một phần mềm quản lý khách sạn miễn phí đáng tin cho phép xuất file bất cứ lúc nào, kể cả khi bạn hạ về gói miễn phí hoặc chuyển sang hệ thống khác.
8. Chi phí rõ ràng khi nâng cấp
Bảng giá nên công khai, ghi rõ đã gồm VAT hay chưa, có tự động trừ tiền hay không. Hóa đơn xuất cho cơ sở và khả năng xuất hóa đơn điện tử cho khách cũng là điểm cần hỏi trước, vì không phải phần mềm quản lý khách sạn miễn phí nào cũng có.
Miễn phí trong Sổ Lưu Trú gồm gì?
Sổ Lưu Trú là phần mềm quản lý khách sạn miễn phí dạng web app dùng trên điện thoại, máy tính bảng và máy tính, không cần cài đặt hay mua thiết bị. Chúng tôi chia rõ hai phần để bạn không bị hiểu nhầm:
- Mãi mãi miễn phí chức năng cơ bản: gói Miễn phí cho tối đa 5 phòng, 2 tài khoản, gồm nhận/trả phòng, sơ đồ phòng, tính tiền, sổ lưu trú có lọc và xuất file. Không giới hạn thời gian.
- 14 ngày đầu đầy đủ Chuyên nghiệp: tài khoản mới được dùng toàn bộ chức năng gói Chuyên nghiệp trong 14 ngày, gồm chìa khóa QR, buồng phòng, kho, tài sản, chấm công, tính lương, báo cáo nâng cao, chạy khi mất mạng. Hết 14 ngày, nếu không nâng cấp, tài khoản tự về gói Miễn phí, dữ liệu giữ nguyên.
- Không tự động trừ tiền: khi muốn nâng cấp, bạn thanh toán bằng Mã QR chuyển khoản; giá đã gồm VAT.
Khi cần nhiều hơn, gói Cơ bản (199.000đ/tháng) cho 20 phòng, 6 tài khoản; gói Chuyên nghiệp (499.000đ/tháng) không giới hạn phòng. Gói Cơ bản có thể mua thêm 3 Bộ: Buồng phòng & Kho 119.000đ, Lễ tân nâng cao 69.000đ, Quản lý 119.000đ mỗi tháng. Chi tiết xem tại bảng giá Sổ Lưu Trú. Sổ Lưu Trú cũng có danh bạ khách sạn miễn phí để khách tra cứu cơ sở theo tỉnh.
Khi nào nên nâng cấp lên gói trả phí?
Phần mềm quản lý khách sạn miễn phí là điểm xuất phát, không phải đích đến bắt buộc phải ở lại. Bạn nên cân nhắc nâng cấp khi gặp một trong các dấu hiệu sau:
- Số phòng vượt giới hạn hoặc cần thêm tài khoản cho lễ tân ca đêm.
- Bắt đầu thuê nhân viên buồng phòng và cần theo dõi phòng bẩn, phòng sạch, vật tư.
- Muốn đối soát tiền mặt theo ca để chống thất thoát.
- Có khách đoàn, khách công ty cần công nợ và bảng kê.
- Mở thêm chi nhánh và muốn xem doanh thu gộp.
Mẹo nhỏ khi dùng phần mềm quản lý khách sạn miễn phí: tận dụng hết 14 ngày đầu đầy đủ chức năng để biết mình thật sự cần những gì, sau đó mới chọn gói. Nhiều cơ sở nhỏ thấy gói Miễn phí là đủ; cơ sở khác chỉ cần mua thêm một Bộ thay vì lên hẳn gói cao.
Câu hỏi thường gặp về phần mềm quản lý khách sạn miễn phí
Phần mềm quản lý khách sạn miễn phí có đủ dùng cho nhà nghỉ nhỏ không?
Với cơ sở dưới 5–10 phòng, thường là đủ: sơ đồ phòng, nhận/trả phòng, tính tiền và sổ lưu trú. Khi cần buồng phòng, kho hay chấm công thì mới cần gói trả phí.
Gói Miễn phí của Sổ Lưu Trú có giới hạn thời gian không?
Không. Chức năng cơ bản được miễn phí mãi mãi cho tối đa 5 phòng và 2 tài khoản. Riêng 14 ngày đầu, tài khoản mới được dùng đầy đủ gói Chuyên nghiệp.
Hết 14 ngày đầu thì dữ liệu có mất không?
Không. Tài khoản tự về gói Miễn phí, dữ liệu sổ lưu trú giữ nguyên và vẫn xuất được file.
Có cần mua máy quét CCCD không?
Không bắt buộc. Camera điện thoại đọc được mã QR trên căn cước gắn chip và VNeID.
Phần mềm có tự gửi khai báo lưu trú cho công an không?
Việc thông báo lưu trú vẫn thực hiện qua kênh của Bộ Công an như VNeID hoặc Cổng dịch vụ công. Phần mềm giúp lưu đủ thông tin và xuất file để bạn khai nhanh, không phải chép lại.
Dữ liệu CCCD của khách có an toàn không?
Hãy chọn nơi có phân quyền, nhật ký truy cập và chính sách bảo mật rõ ràng theo Luật 91/2025/QH15. Sổ Lưu Trú chỉ cho tài khoản được phân quyền xem dữ liệu khách của cơ sở mình.
Kết luận
Một phần mềm quản lý khách sạn miễn phí phù hợp là phần mềm nói rõ miễn phí đến đâu, không bắt mua thiết bị, hỗ trợ quét CCCD, sổ lưu trú và bảo vệ dữ liệu khách. Hãy dùng phiếu 8 tiêu chí ở trên để so sánh, thử đầy đủ chức năng trước khi quyết định, và chỉ trả tiền cho phần thật sự cần.
Tạo tài khoản miễn phí là dùng ngay — 14 ngày đầu đầy đủ Chuyên nghiệp, sau đó vẫn dùng mãi mãi miễn phí chức năng cơ bản.
Phần mềm quản lý khách sạn, nhà nghỉ trên điện thoại do Công ty TNHH Thương mại Dịch vụ Việt Thái Group phát triển. Bài viết mang tính tham khảo; quy định pháp luật có thể thay đổi, vui lòng đối chiếu văn bản hiện hành.
