Phần mềm quản lý homestay giúp chủ homestay nhỏ, thường chỉ vài phòng và không có lễ tân trực 24/24, quản lý lịch phòng, thông tin khách, tiền và việc dọn phòng ngay trên điện thoại. Khác khách sạn, homestay hay có khách đến muộn, đặt qua nhiều kênh và chủ thường ở xa. Bài này chỉ ra 8 việc nên giao cho phần mềm quản lý homestay và cách chọn phù hợp.
Tóm tắt nhanh: Chủ homestay nên tự động hóa 8 việc: lịch phòng và đặt trước, nhận khách bằng quét CCCD, sổ lưu trú để khai báo, khách tự check-in trước, chìa khóa QR, lịch dọn phòng, thu tiền bằng Mã QR chuyển khoản, báo cáo doanh thu. Chọn phần mềm quản lý homestay chạy trên điện thoại, có gói miễn phí lâu dài, chạy được khi mạng yếu và bảo vệ dữ liệu khách theo Luật 91/2025/QH15.
Nội dung bài viết
Homestay khác khách sạn ở điểm nào?
Homestay thường có 2–10 phòng, chủ kiêm mọi việc từ đón khách, dọn phòng đến trả lời tin nhắn. Khách đến giờ nào cũng có, nhiều khi nửa đêm sau chuyến xe. Homestay vùng núi, vùng biển còn hay gặp mạng chập chờn. Vì vậy phần mềm quản lý homestay cần gọn, chạy trên điện thoại và hỗ trợ việc vắng chủ.
Homestay vẫn là cơ sở lưu trú nên vẫn phải thông báo lưu trú cho công an, có điều kiện về an ninh trật tự và phòng cháy chữa cháy. Xem khai báo lưu trú cho cơ sở lưu trú.
8 việc nên giao cho phần mềm quản lý homestay
1. Lịch phòng và đặt trước
Một lịch duy nhất cho mọi đặt phòng, dù khách đặt qua điện thoại, mạng xã hội hay sàn đặt phòng. Giảm tình trạng trùng phòng.
2. Nhận khách bằng quét CCCD
Quét mã QR trên CCCD gắn chip hoặc VNeID, không phải chụp ảnh giấy tờ gửi qua tin nhắn rồi gõ lại. Xem cách quét CCCD.
3. Sổ lưu trú để khai báo
Danh sách khách theo ngày, đủ trường thông tin, xuất file để khai báo lưu trú trên VNeID.
4. Khách tự check-in trước
Gửi đường dẫn để khách tự nhập thông tin trước khi đến. Chủ chỉ cần kiểm tra lại khi gặp khách.
5. Chìa khóa QR
Khách nhận mã QR mở phòng thay vì chờ chủ giao chìa. Hữu ích khi khách đến muộn.
6. Lịch dọn phòng
Phòng trả thì tự chuyển sang trạng thái cần dọn, người dọn đánh dấu xong trên điện thoại. Tham khảo quản lý buồng phòng.
7. Thu tiền bằng Mã QR chuyển khoản
Ghi nhận tiền phòng, tiền dịch vụ; khách quét Mã QR chuyển khoản đúng số tiền, giảm nhầm lẫn.
8. Báo cáo doanh thu
Biết tháng nào đông, phòng nào kín, để chủ động giá cuối tuần và mùa lễ. Xem cách tính công suất phòng.
Tiêu chí chọn phần mềm quản lý homestay
| Tiêu chí | Vì sao quan trọng với homestay | Câu hỏi nên đặt cho nhà cung cấp |
|---|---|---|
| Chạy trên điện thoại | Chủ không ngồi quầy | Có cần cài ứng dụng hay dùng trình duyệt? |
| Gói miễn phí lâu dài | Homestay ít phòng, doanh thu theo mùa | Miễn phí mấy phòng, có giới hạn thời gian không? |
| Chạy khi mạng yếu | Vùng núi, vùng biển | Mất mạng có nhận khách được không? |
| Khách tự check-in | Khách đến muộn | Khách nhập thông tin qua đường dẫn được không? |
| Bảo vệ dữ liệu | CCCD là dữ liệu cá nhân | Ai xem được, có nhật ký truy cập không? |
| Xuất dữ liệu | Không bị khóa dữ liệu | Ngừng dùng có tải về được không? |
Về dữ liệu cá nhân, Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân 91/2025/QH15 và Nghị định 356/2025/NĐ-CP đặt trách nhiệm cho cơ sở thu thập thông tin khách. Không nên gửi ảnh CCCD qua nhóm chat chung. Đọc thêm bảo vệ dữ liệu khách lưu trú.
5 sai lầm hay gặp khi quản lý homestay bằng tay
- Ghi đặt phòng ở nhiều nơi: sổ tay, tin nhắn, ghi chú điện thoại; dễ trùng phòng ngày lễ.
- Lưu ảnh CCCD trong nhóm chat: rủi ro lộ dữ liệu cá nhân của khách.
- Quên khai báo khách đến khuya: sáng hôm sau bận đón khách mới nên bỏ sót.
- Không tách tiền phòng và tiền dịch vụ: cuối tháng không biết lãi từ đâu.
- Không ghi tình trạng phòng: người dọn không biết phòng nào cần làm trước.
Một phần mềm quản lý homestay xử lý được cả năm lỗi này vì mọi thông tin nằm ở một chỗ, có người thao tác và thời gian rõ ràng. Chủ homestay ở xa vẫn mở điện thoại là thấy phòng nào có khách, ai đã khai báo, ai còn nợ tiền.
Sổ Lưu Trú cho homestay
Sổ Lưu Trú là phần mềm quản lý homestay dạng web app. Gói Miễn phí mãi mãi cho tối đa 5 phòng, 2 tài khoản: nhận/trả phòng, sơ đồ phòng, tính tiền, sổ lưu trú lọc và xuất file, đủ cho đa số homestay nhỏ. Tài khoản mới được dùng đầy đủ gói Chuyên nghiệp trong 14 ngày đầu, gồm chìa khóa QR, khách tự check-in, buồng phòng, chạy khi mất mạng.
Sau 14 ngày, nếu cần khách tự check-in và chạy khi mất mạng, homestay có thể dùng gói Cơ bản 199.000đ/tháng kèm Bộ Lễ tân nâng cao 69.000đ/tháng (giá đã gồm VAT). Xem bảng giá. Xem ví dụ danh bạ homestay, khách sạn tại Lâm Đồng.
Muốn khách đặt phòng thẳng với homestay thay vì chỉ qua sàn, bạn có thể tham khảo mẫu website homestay có ảnh từng phòng, nút nhắn Zalo và gửi yêu cầu đặt phòng.
Câu hỏi thường gặp về phần mềm quản lý homestay
Homestay 3 phòng có cần phần mềm quản lý homestay không?
Không bắt buộc, nhưng gói miễn phí giúp có sổ lưu trú chuẩn và không quên khai báo khách, nên vẫn đáng dùng.
Homestay có phải khai báo lưu trú không?
Có. Homestay là cơ sở lưu trú, phải thông báo lưu trú cho công an như khách sạn, nhà nghỉ.
Khách đến lúc nửa đêm thì nhận phòng thế nào?
Khách tự check-in trước qua đường dẫn, nhận chìa khóa QR; chủ khai báo lưu trú trước 08 giờ sáng hôm sau.
Phần mềm có thay thế sàn đặt phòng không?
Không. Phần mềm quản lý vận hành tại cơ sở; sàn đặt phòng là kênh bán. Bạn ghi các đặt phòng vào một lịch chung.
Ngừng dùng thì dữ liệu ra sao?
Với Sổ Lưu Trú, tài khoản về gói Miễn phí, dữ liệu sổ lưu trú giữ nguyên và vẫn xuất được.
Kết luận
Một phần mềm quản lý homestay tốt không cần nhiều tính năng, chỉ cần làm thay chủ những việc lặp lại: ghi khách, khai báo, nhắc dọn phòng, thu tiền. Bắt đầu với gói miễn phí, dùng đủ chức năng 14 ngày đầu để biết mình cần gì. Thủ tục thông báo lưu trú tra cứu tại Cổng dịch vụ công Bộ Công an.
Phần mềm quản lý khách sạn, nhà nghỉ trên điện thoại do Công ty TNHH Thương mại Dịch vụ Việt Thái Group phát triển. Bài viết mang tính tham khảo; quy định pháp luật có thể thay đổi, vui lòng đối chiếu văn bản hiện hành.
